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[말랑한 한컴생활] 그 두 번째 시간!
오늘도 고구마 100개의 릴레이 회의…
1시간, 2시간, 3시간, 4시간….끝!!!!!
하얗게 불태웠어….이제 한숨 돌려볼까…
할 때쯤 들려오는 대리님의 목소리~~
“신입~ 회의록 바로 정리해서 줄거지?^_^”
신입사원들의 필.수.관.문 회의록 작성!
회의록 깔끔하게 정리하는 꿀팁은 물론,
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09화 회의록 작성, 그대로 따라하기 – 브런치
: 왜냐하면 이전 회의록을 보고서 주소가 어디였는지 찾아볼 때가 있기 때문이다. 내부 회의 : OO건물 3층 회의실 (내부 미팅이나 모두가 아는 장소일 …
Source: brunch.co.kr
Date Published: 7/13/2022
View: 4064
회의록작성법 (첨부. 회의록양식) – 팀장일기
정보교유를 위한 회의록. 부서 내 미팅; 정례회의; 사내 전체 회의; 부분별 회의; 계급별 회의. 문제 해결을 위한 회의록.
Source: chinggu2000.tistory.com
Date Published: 1/29/2022
View: 8729
미팅 노트 템플릿 | Atlassian
회의록 페이지에 누군가 태그되면 이들은 Confluence 및/또는 이메일을 통해 알림을 받게 되어 노트를 검토할 수 있습니다. 회의 초대에 회의록 페이지를 추가하여 별도로 …
Source: www.atlassian.com
Date Published: 6/12/2022
View: 7811
[2022년] 영업미팅 회의록 – 예스폼
거래처와 영업미팅을 진행하고 내용 기록하기 위한 회의록입니다. 참석자정보와 미팅내용 및 향후계획 등 내용을 기입하는 영업미팅 회의록입니다.
Source: m.yesform.com
Date Published: 1/21/2022
View: 5974
비즈니스 회의록 제대로 작성하고 정리하는 법
회의록은 회의에서 언급되었던 내용들의 과정과 결과를 기록하고, 다수의 사람들과의 협업 과정에서 발생하는 업무 분담, 해야 할 일 등의 결정 내용을 …
Source: www.sindohblog.com
Date Published: 11/10/2021
View: 4423
미팅 회의록을 당신은 남기고 있는가? – 블로터
모든 회의에는 회사에서 정해준 양식에 맞게 회의록을 정리해 보고하도록 할 것이다. 하지만, 이 같은 회의록 양식이 있다고 하더라도 체계적으로 회의록 …
Source: www.bloter.net
Date Published: 6/14/2021
View: 3067
회의록과 노트/메모를 빨리, 쉽게, 잘 기억나게 작성하는 법
지금까지 각종 회의, 미팅, 내 머릿속 정리에 유용한 노트/메모/회의록 작성법을 소개했다. 소개한 프레임워크나 팁은 남들이 이미 많이 고민해서 만든 …
Source: yourbuoy.kr
Date Published: 12/4/2022
View: 3932
회의록 이용방법
RemoteMeeting의 AI 회의록 기능을 통해 회의 기록 작성을 참고할 수 있습니다. 회의록 이용 방법은 아래와 같습니다. 1. RemoteMeeting 회의실 개설 후 회의록 아이콘 …
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View: 9755
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주제에 대한 기사 평가 미팅 회의록
- Author: 한컴그룹TV
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- Date Published: 2020. 4. 16.
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09화 회의록 작성, 그대로 따라하기
회의록 처음 쓰는 사람은 이 글을 봅니다.
회의록도 못 쓰냐
라는 말을 듣기도 했다. 이전에 있던 양식들 보고 알아서 쓰라길래 땀 뻘뻘 흘리면서 열심히 썼는데 말이다. 그때 이후로 다른 사람들이 쓰는 회의록을 분석하기 시작했다. 하나하나가 참고서고 학습지였다. 그렇게 나름 정리한 내용들을 공유한다.
특히 스타트업에서 체계적으로 업무방법론을 가르쳐주는 경우가 많지 않다. 주먹구구식으로 다른 팀원한테 배우거나, 한 소리 듣고 조금씩 배우는 게 대부분이다. 회사 입장에서도 이런 것까지 가르쳐야 되나 싶기도 하고, 회의록 쓰는 법 따위 정리된 것도 없을 테니 난감할 거다. 그래서 이런 글을 쓴다.
나는 회의록을 아래 양식을 기본으로 하여 상황에 맞게 빼거나 더해 쓴다. 아래 양식에서 타이틀이나 메인 키워드에 강조 표시만 잘해주면 읽기 편한 회의록 완성이다. 스크롤 쭉쭉 내리면서 읽어보고 자기가 쓴 회의록 읽어보라. 당장 적용할 수 있는 게 있다면 당장 적용하면 된다.
회의록 기본 양식
[ 회의 개요 ]1. 일시 : 2019. 07. 12. (금) 15:00~16:30 (90분)
2. 장소 : 서울시 OO기관 0층 회의실 (서울시 OO구 OO동 00-0길)
3. 참석 (총 0명)
– OO기관 OOO 과장, OOO 대리, OOO 사원 (3명)
– 우리 회사 OOO 팀장, OOO (2명)
4. 주요 안건
– 저녁 식사 메뉴 결정
[ 회의 내용 ]1. 주요 내용 A
1) 세부 내용 a
– 키워드 : 상세 설명
2) 세부 내용 b
– 키워드 : 상세 설명
2. 주요 내용 B
(상동)
[ 향후 과업 ]1. 과업 A (~7/20) – 담당자
– 세부 설명
2. 과업 B (~7/23) – 담당자
– 세부 설명
지금부터 왜 이런 양식을 쓰는지, 각각 요소들이 왜 들어가야 하는지 설명해보도록 하겠다.
[ 회의 개요 ]1. 일시
– 일시를 적을 때에는 최대한 텍스트를 빼고 구분 기호를 넣는다.
: 아래 예시 중 무엇이 더 한눈에 잘 들어오는지 직접 보고 판단해보자. 텍스트 가득한 회의록에서는 구분 기호 를 활용해 텍스트 양을 줄여, 가독성을 높이는 게 필요하다.
Before : 2019년 7월 19일 금요일
After : 2019. 07. 19. (금)
– 시간은 깔끔하게 00:00 형태로 적는다.
: 개인적으로 모든 업무 대화에서 오전/오후라는 말을 안 쓴다 . 특히 야근이 많은 스타트업에서는 커뮤니케이션 미스가 종종 발생한다. 또한 회의록에서 텍스트가 많아지게 되어 가독성이 떨어지므로 아래와 같이 표현한다.
Before : 오후 3시 ~ 4시 30분
After : 15:00~16:30 (90분)
이렇게 총 소요 시간도 적어주면 좋다. 몇 분짜리 회의였는지에 따라 효율성을 가늠해볼 수도 있고, 미팅의 경우 클라이언트가 얼마나 그 미팅을 중요하게 생각하는지 등등을 알 수 있다.
2. 장소
– 외부 미팅의 경우 정확한 주소지를 적는다.
: 왜냐하면 이전 회의록을 보고서 주소가 어디였는지 찾아볼 때가 있기 때문이다.
내부 회의 : OO건물 3층 회의실 (내부 미팅이나 모두가 아는 장소일 경우 간단히)
외부 미팅/회의 : OO건물 3층 회의실 (서울시 OO구 OO동 00-0길)
3. 참석 인원
– 누가 참석했는지를 적는다.
: 그래야 나중에 이 회의 내용에 대해 궁금한 게 생겼을 때, 참석했던 사람한테 물어볼 수 있다. 그리고 클라이언트 누가 참석했는지 알아야 의사결정권자의 의견인지, 실무자의 의견인지 등등 정보의 가치를 매길 수 있다.
Before : 3명 참석
After(1) : OO센터 김OO 센터장, OO기업 박OO 과장, 유OO 인턴
After(2) 분류를 해주면 더 좋다.
– OO센터 김OO 센터장
– OO기업 박OO과장, 유OO 인턴
– 총 몇 명인지를 적는다.
: 각 기관에서 몇 명이 참석했는지를 적어주면 좋다. 미팅 자체가 5명 이하의 소규모 미팅인지, 그 이상인지에 따라 회의의 성격이 다르다. 그리고 회의록은 정제된 정보들을 빠르게 파악할 수 있어야 좋으므로 인원수를 괄호에 넣어 아래와 같이 적어준다.
Before
– OO센터 김OO 센터장
– OO기업 박OO과장, 유OO 인턴
After (총 3명)
– OO센터 김OO 센터장 (1명)
– OO기업 박OO과장, 유OO 인턴 (2명)
4. 주요 안건(아젠다)
– 회의 주요 안건에 대해 간략하게 정리하여 적는다.
: 다짜고짜 회의 내용부터 적는 게 아니라 어떤 내용에 대해 이야기했는지를 먼저 이야기해야 회의 내용이 잘 읽힌다. 적을 때에는 구구절절 구어체로 적지 않고 단어 위주의 간략한 문어체 로 서술한다.
Before : 지난달 킥오프 미팅 후 수정된 예산안에 대해 재조정하고자 함.
After : OO사업 예산안 수정 건
5. 목적 및 요약
– 회의를 하게 된 목적을 적는다. (선택사항)
: 간혹 회의 맥락을 설명해야 하는 경우가 있다. 이를 테면 우리 팀에서 A 프로젝트를 열심히 진행 중이었는데 어느 날 ‘A프로젝트 사업 종료 관련’이라는 회의록이 올라온다면 당황스럽지 않겠는가? 아래와 같은 회의 목적에 대한 설명이 있다면 오해가 없을 것이다.
– 주요 안건 : A프로젝트 사업 종료 관련
– 회의 목적 : 프로젝트 종료 시 결과보고를 위해 미리 준비해야 할 서류가 있는지 검토 위함.
– 회의 결과를 상단에 요약해놓는다. (선택사항)
: 장황한 회의 내용을 줄줄이 적기 이전에, 회의록 상단의 미팅 개요 부분에 ‘회의 결과’에 대해서만 요약해 적어놓는다면 팀원들의 시간을 줄여줄 수 있다. 모든 이가 모든 내용을 다 확인할 필요는 없기 때문이다.
[회의 내용]일단 회의 내용 부분의 양식은 아래와 같다. 이러한 양식이 ‘눈에 안 들어오는 회의록’과 어떻게 다른지 설명해보도록 하겠다.
[ 회의 내용 ]1. 주요 내용 A
1) 세부 내용 a
– 키워드 : 상세 설명
2) 세부 내용 b
– 키워드 : 상세 설명
1. 카테고라이징
: 비슷한 것끼리 묶는다. 회의록은 시간순으로 적을 필요가 없다. 회의가 중구난방으로 진행됐으면 그 내용을 정리해서 적어야 한다.
※ 하지만 주니어의 경우 회의록 정리 과정에서 중요 내용들을 누락시키는 경우가 있다. 그러니 로우 데이터(Raw data)를 항상 보관하는 게 좋다. 나중에는 회의가 진행되는 동안에 이미 카테고라이징하며 정리하고 있어야 한다. 그래야 회의록 적느라 1시간씩 시간 낭비하는 일이 없다.
Before (들리는 대로 적은 경우)
1. 일주일에 한 개씩 페이스북 카드 뉴스 제작하여 업로드 하기.
2. 행사 진행 PPT 장표에 회장님 인사말 넣기 – OO님이 제작하기로.
3. 차주 7월 10일에 다시 미팅하기로 >> 진행 장표 제작해오기
4. 공간 대관 이슈 : 비용 문제로 인해 장소 변경을 요청받았음. 저렴한 공간으로 다시 알아보기.
5. 담당님 의견으로 오프라인 사전설명회 홍보 진행하기로 하였음.
실제로 위와 같이 적는 사람이 있다. 이 글에서 숫자는 아무런 의미도 없다. 우리는 이렇게 하지 말자.
After
1. 홍보
– 온라인 : 페이스북 카드 뉴스 제작. (주 1회)
– 오프라인 : 사전설명회 진행 확정.
2. 운영
– 진행 장표 : 회장님 인사말 추가.
– 공간 : 저렴한 공간으로 변경해야.
3. 향후 과업
– 미팅 : 7/10(금) 00:00(시간), OO(장소)
1) 진행 장표 제작 : OO님 (~7/10)
2) 공간 리서치 : OOO(담당자 지정) (~0/00)
2. 넘버링
: 팀의 넘버링 기준을 따르거나, 없으면 통일된 기준을 만들자. 카테고라이징 해서 넘버링만 잘 매겨도 보기 쉬워진다. 내가 본 좋지 않은 넘버링은 다음과 같다.
[ 하위 항목과 구분이 잘 안 되는 경우 ]1. 영업/제안 관련
1. 제안서 작성
2. 영업 미팅
2. 홍보 일반사항
※ 하위 항목은 ‘1), 2)’로 적자.
[ 동어 반복으로 가독성 떨어짐 ]1. 문제 개선
1-1. A가 문제다
1-2. B가 문제다
1-3. C가 문제다
2. 해결책
2-1. D가 해결책이다.
※ 회의록이 논문이나 보고서는 아니다.
그래서 나는 무조건 아래와 같이 넘버링한다. 문장 앞에 들여 쓰기까지 항상 동일하게 사용한다.
(들여 쓰기 중요)
[ 타이틀 ] (대괄호 띄고 타이틀 띄고 대괄호 닫고)1. 대주제 (굵기 볼딩 처리)
1) 중주제 (들여 쓰기 한 칸)
– 소주제 : 상세 설명 (들여 쓰기 두 칸)
> 부가 설명 혹은 결론 (필요할 경우에만 추가)
※ 만약 중주제가 필요 없으면 1), 2)를 없애도 된다.
1. 대주제
– 소주제 : 상세 설명
3. 두괄식
: 항상 결론부터 문장 처음에 던져야 한다. 회의 내용을 들리는 대로만 받아 적는 사람이 흔히 회의록을 문어체로 적는다. 그렇게 적힌 회의록은 초등학생이 적은 아무 말 대잔치처럼 보인다.
회의록 못 적는 사람들은 이 부분을 제일 못한다. 위에 넘버링에서도 ‘소주제’ 부분을 보라. 핵심 키워드를 한 단어만 추출한 다음에 오른편에 상세 설명을 적지 않는가? 두괄식으로 키워드부터 뽑아서 보여주는 것이다.
예를 들어 다음과 같은 문장이 바로 구구절절한 문장이다.
Before
– 프로그램에 참여한 팀의 기술에 대한 니즈가 있을 경우 학교와 협력하여 대학의 기술이 매칭 될 수 있었으면 좋겠다.
– 이후에도 프로그램을 연계하여 진행할 수 있도록 학교 측과 MOU를 맺을 수 있는지 요청 받음.
그래서 하고 싶은 말이 무엇인가? 기술 매칭 필요하고, MOU 맺고 싶다는 것이다. 그 키워드만 추출해서 상세 설명 앞에 먼저 적어놓으면 회의록 읽기가 훨씬 수월해진다.
After
– 기술 매칭 : 프로그램 참여팀과 대학의 기술이 연계되기를 희망함.
– MOU 체결 : 후속 프로그램 연계를 위한 MOU 요청.
4. 괄호/구분 기호 활용
: 가독성을 높이려면 글자만 적을 게 아니라 괄호/구분 기호를 활용해야 한다.
※ 문장을 줄인다고 무조건 좋은 건 아니다.
두괄식 표현과 괄호/구분 기호들을 활용하면 아래 문장이 굉장히 깔끔해진다.
Before
– 홈페이지 디자인 및 레이아웃은 A님이 맡아서 진행.
– 홈페이지 개발은 비용 고려하여 2~3개 업체 중 검토 중이며 다음 미팅까지 정해 오기로.
– 홈페이지 서비스 기획은 B님이 초반에 진행하다가 C님에게 인수인계.
After
[ 홈페이지 개발 건 ]1. 디자인/레이아웃 : A님 진행
2. 서비스 기획 : B님 (초기) → C님 (인수인계)
3. 개발 : 비용 고려하여 업체 검토 중 (~다음 미팅)
수정이 이루어진 부분은 이렇다.
위에서 반복되는 표현인 ‘홈페이지’를 대괄호로 묶어 타이틀로 분리시켰다.
‘디자인 및 레이아웃’은 중간에 슬래시를 넣어 간략하게 ’디자인/레이아웃‘으로 묶었다.
문장으로 풀어쓰느라 사용되는 표현들은 넘버링과 ‘:’ 기호를 통해 없애버렸다.
’B님이 초반에 진행하다가 C님에게 인수인계‘라는 23자짜리 텍스트는 ‘→’ 기호와 괄호로 간단해졌다.
아무거나 자신이 적었던 회의록을 켜보고 위 요소들을 점검해보면 도움될 것이다. 경험상 사람들이 가장 못 하는 게 두괄식 표현이다.
”구구절절 어쩌구 저쩌구여서 결론은 OO이다.“라는 문장을 보고 있으면 가뜩이나 시간 없는데 화가 난다.
그러니 문장을 쓰는 동안 마음속에서 누군가의 목소리를 계속 떠올려보도록 하자.
“그래서 하고 싶은 말이 뭔데”
[ 향후 과업 ]= ‘향후 과업’ or ‘Action Item’ or ‘To do List’
모든 회의록에는 결론이 있어야 한다. 의사 결정된 사항이 있을 것이고, 보통 업무에서 의사결정 나는 건 Task다. 회의가 끝나면 해야 할 과업(Task)이 결정된다. 그러니 회의록에 향후 과업이 적혀 있지 않다는 건 회의록을 잘못 적었거나, 회의의 성과가 없거나 둘 중 하나다.
※ Task의 기본 3요소는 KPI, Action Item, Due date가 있고, 여기에 더해 R&R까지 추가되면 완벽하다. 이에 대해서는 이전 글을 참고한다 (https://brunch.co.kr/@goodgdg/3)
1. R&R (Role&Responsibility)
: 보통 회의록에 담당자를 빼먹는다. 담당자까지 빠트리지 말고 적자. Task는 반드시 책임지고 수행할 사람을 지정해야 성과가 나온다.
Before
– 견적서 수정해서 다시 발송드리기로.
– 다른 경쟁사 리서치하여 벤치마킹할 필요 있음.
– 이전에 비슷한 사업 경험 있는 사람은 진행했던 자료 정리해 오기.
After
– 견적서 수정 후 발송 : 담당자 A (~납기)
– 경쟁사 벤치마킹 : 담당자 B (~납기)
– 이전 사업 자료 정리해오기 : 담당자 A, C (~납기)
2. Due date (납기)
: 위에 예시에서 사실 납기도 써놨다. 모든 Task에는 납기가 있다. 납기를 적을 때에는 같은 양식으로 적도록 하자. (+연월일 쓰지 말고 구분 기호로 간략히 표기)
[ 납기 양식 예시 ]~7/10 : Task A – 담당자 A
~7/12 : Task B – 담당자 A
~7/22 : Task C – 담당자 B
– Task A : 담당자 A (~7/10)
– Task B : 담당자 A (~7/12)
– Task C : 담당자 B (~7/22)
3. Insight (회의록 작성자의 의견)
: 가능한 경우에는 회의록 작성자의 의견도 같이 적으면 좋다. 아래 예시를 보았을 때 딱 봐도 어떤 회의록이 더 의미 있는가?
Before
[ 영업 미팅 건 ]~~
3. 향후 과업
– 계약 진행 여부 검토하여 회신드리기로 (~7/15)
여기까지는 평이한 회의록이다. 여기에 한 문장만 더 붙여본다.
After
[ 영업 미팅 건 ]~~
3. 향후 과업
– 계약 진행 여부 검토하여 회신드리기로 (~7/15)
4. 개인 의견
– 수익률 00% 이하인 건으로 진행하지 않는 편이 좋다고 생각합니다.
사실 회의록 적는 건 너무나 기본적인 일이라고 생각해서 잘 안 가르쳐준다.
그래서 기초적인 일임에도 생각보다 제대로 배우기 힘들다.
그러니까 이 글을 보고 우리 모두 직장생활 잘 헤쳐나갔으면 좋겠다.
나도 물론 일을 못하지만 이런 공유가 분명히 도움될 거라고 생각한다. 호날두가 아니어도 초보에겐 초보시절을 헤쳐갈 노하우가 있으니.
지금 바로 자기가 썼던 회의록이나 남이 작성한 회의록 읽어보면 개선할 부분이 분명히 보인다.
지금 바로 확인해보시라!
회의록작성법 (첨부. 회의록양식)
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회사생활에서 부서를 가리지 않고 공통으로 하는 행동 중에 하나가 회의이다. 누구나 회의에 참석하고 그에 따라서 업무를 수행하게 된다. 회의는 업무의 시작과 끝을 담당하고 있다.
회의는 안건을 주제로 참석자들의 의견을 나누고 결정과 동의를 구하는 과정이다. 그 과정을 기록하고 보존하는 것이 회의록이다. 이번에는 이 회의록을 작성하는 회의록작성법에 대해서 글을 써보려 한다.
회의록작성법을 보기 전에 회의 목적을 알아야 한다. 그에 따라서 양식이 달라지기 때문이다. 보통 회의의 목적은 4가지로 압축할 수 있다.
정보공유 : 상호교류 촉진 및 협동심을 고취 의사결정 : 문제해결방안을 모색하고 중요한 사안에 관하여 결정 계획 입안 : 필요한 계획이나 일정을 기획하고 정리 아이디어 도출 : 발상의 전환을 통한 개선 및 혁신을 도모
이런 회의의 목적에 따라서 회의록은 달라지게 된다. 그리고 이런 회의들의 증거자료로 회의록이 쓰인다.
1. 회의록 종류
위 4가지 회의 목적에 따라 회의록에는 정보교류를 위한 회의록과 문제 해결을 위한 회의록으로 분류할 수 있다.
정보교유를 위한 회의록 부서 내 미팅 정례회의 사내 전체 회의 부분별 회의 계급별 회의
문제 해결을 위한 회의록 영업회의 신상품 개발 회의 프로젝트 회의 판매계획 검토 회의 기획 회의
아이디어 회의하는 모습
2. 회의록 구성요소
회의록 양식에 꼭 들어가야 하는 요소들을 적어봤다. 몇 가지는 회의의 종류나 방법에 따라서 더 추가하거나 빼도 된다.
회의 제목, 날짜, 시간, 장소
참석자 명단 ( and 불참자, 불참사유)
전 회의록 승인 내용
주요 안건
회의 내용
채택 사항과 유보사항
향후 일정 (다음 회의 날짜, 장소, 계획)
수신처란(타 부서 배포가 필요한 경우)
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※ 회의록 양식 :
업무회의록 양식(샘플).xlsx 0.01MB
3. 회의록 작성법
회의록 작성법 양식을 보면 간단명료하게 작성되어야 함을 알 수 있다. ISO 양식을 봐도 한 페이지 안에 담아서 결제를 받을 수 있게 되어 있는데 요즘은 회사에서 안건에 대한 내용을 기록하는 것에 그치지 않고 회의상에 있었던 모든 일을 기록하는 방법을 채택하고 있다. 이러한 이유는 발언 건 분쟁 또는 법적인 시시비비로 인한 책임 소지를 판별할 수 있는 척도가 되기 때문이다. 그래서 만약 ISO 서류를 사용하는 회의록 이면 그건 따로 작성하고 본 회의는 녹음과 회의록 속기를 통해 회의록을 남겨놓기를 추천한다. (Tip. 회의록은 구글 문서를 사용한다면 저장에 대한 부담 없이 사용할 수 있다)
회의록 작성법은 예스폼이나 회사별 맞춤 양식을 작성해서 사용하면 되는데 향후 논쟁이 되는 부분에 대해서 설명해본다.
회의록 양식
참석자 회의에 참석한 사람과 불참한 인원의 명단을 기재하는 항목 참석인원을 정확히 작성하여 후일 회의에 참석 여부에 관하여 논쟁이 생기지 않도록 해야 한다.
주요 안건 핵심 안건을 기재하는데 여러 안건이 있으면 모두 기록한다.
참석자 의견 일목요연하게 적되 페이지가 모자라면 별지를 사용하거나 해당 칸을 확장해서 사용한다.
채택 사항 (위 사진에서는 의결사항에 쓴다) 회의를 통해서 확정된 사항과 향후 진행 일정을 함께 기재하여 스케줄을 계획할 할 수 있도록 한다. 페이지가 모자라면 별지를 사용하거나 해당 칸을 확장해서 사용한다.
유보사항 (위 사진에서는 참고사항에 쓴다) 회의를 통하여 논의되었지만 검토가 더 필요하거나 채택되지 않은 안건에 관하여 유보된 사유와 함께 작성한다. 채택 사항과 유보사항을 잘 체크하여 시행착오를 줄일 수 있도록 해야 한다.
서명 내부 회의라면 서명은 선택사항이지만 외부업체와의 회의라면 서명을 해두는 것이 좋다. (법적 효력이 생긴다)
위 양식은 회사 보관용으로 사용하면 좋을 것 같다. 먼저 말했듯 요즘에는 모든 내용을 녹취하거나 적어서 회의의 법적인 책임 소지를 판별하는 척도가 되기 대문에 아래처럼 구글 문서에 모두 적는다.
더보기 회의명 : 00000 참가자 : A 부장, B 과장, C 대리 날짜 : 00. 00. 00. 장소 : 000 사무실 A 부장 : —————————— B 과장 : ——————————- C 대리 : —————————— ※회의 때 발언한 내용을 모두 적는다.
이때 적는 사람들은 1명에서 2명 정도 같이 기록하면 편하다. 그리고 녹음할 경우에는 참석자의 동의를 얻어 녹음한다.
4. 회의 준비와 마무리
회의 시작 전에는 회의 참가자에게 회의 개최 통지를 한다. 통지할 때는 날짜, 구성원, 준비자료에 대한 내용을 포함한다. 그리고 구성원과 목적에 맞는 회의실을 예약하고 해당 날짜가 된다면 다과를 준비한다. 회의의 마무리는 서명이나 회의 안건에 대해서 다시 한번 공유하고 이를 메일로 공유해서 누락이 없도록 한다. 메일로 보내는 것은 향후 법적 증거자료가 될 수 있다.
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비즈니스 회의록 제대로 작성하고 정리하는 법
사회 초년생 시기는 회사 생활을 배우고 배워도 끝없이 부족한 부분들이 드러나는 때이죠. 회사 동료와 지켜야 할 예절부터 업무 툴을 다루는 것까지 챙겨야 할 것들이 한두 가지가 아닙니다. 특히 다수가 참여해 회사의 중요한 안건을 논의하는 회의 시간은 긴장의 연속인데요. 회의록 작성이라는 임무가 주어졌을 때도 무척 난감한 기분이 들기 일쑤입니다. 사회 초년생들을 위한 비즈니스 회의록 작성법과 정리하는 팁에 대해 살펴보도록 하겠습니다.
회의록, 왜 작성할까
회의록을 잘 작성하기 위해서는 회의록을 작성하는 이유부터 이해하는 것이 필요합니다. 회의록은 과연 왜 작성할까요? 회의록은 회의에서 언급되었던 내용들의 과정과 결과를 기록하고, 다수의 사람들과의 협업 과정에서 발생하는 업무 분담, 해야 할 일 등의 결정 내용을 공유하는 문서로 활용됩니다. 잊어버리기 쉬운 업무 관련 아이디어 등도 꼼꼼히 적어두어 업무에 차질을 빚지 않게 만들어주죠.
특히 회의에 참석하지 않은 사람이 봤을 때도 내용을 파악할 수 있어야 합니다. 이 회의에서 어떤 결정이 이루어졌고 앞으로 어떻게 일을 진행하는지 명확하게 알 수 있어야 잘 쓴 회의록이라 할 수 있겠습니다.
아직 회의의 의사결정에 참여하기 어려울 수 있는 신입 사원의 경우 회의록 작성 임무를 맡게 되는데요. 처음에는 막막하게 느껴지겠지만 회의록을 작성하고 정리하는 과정에서 업무에 대한 이해도를 높일 수 있으니 너무 어렵게만 생각하지 말고 아래의 팁을 활용해 차근차근 작성해 봅시다.
회의 시작 전 체크해야 할 준비 사항
조직의 회의록 양식은 미리 확인!
조직에는 기존에 공유하던 회의록 양식이 있는 경우가 많습니다. 상사나 동료에게 요청해 회의록 양식을 회의 전 미리 받아두는 것이 좋습니다. 어떤 내용을 중점적으로 적는지, 어떤 필수 사항을 기록하고 있는지 살펴보면서 회의에 참여할 때 중점적으로 들어야 할 내용을 생각해 두는 것이 좋습니다.
회의 성격에 맞게 준비물 체크하기
회의 참여 전에는 회의의 성격에 맞춰 회의록 내용을 기록할 준비물을 챙겨놓아야 합니다. 많은 인원이 참여하는 회의의 경우, 빠르게 메모하기 위해 노트북을 사용하는 것을 추천합니다. 다소 자유로운 분위기의 회의나 도형 등을 간략하게 그려 넣는 등의 기록이 필요할 땐 노트와 펜을 준비하는 것이 좋습니다.
회의록 명확하게 작성하기
준비사항을 잘 챙겼다면 본격적으로 회의록을 작성합니다. 회의록을 작성할 때는 언제, 어디서, 누구와, 무엇을 했는지 꼼꼼히 기록하는 것이 중요합니다. 많은 사람들과 공유하고, 또 오랜 기간 보관해야 하는 회의록이기 때문에 각 항목별로 중요 사안을 놓치지 않도록 기록해 틀린 사실이 없도록 하는 것이 필요합니다.
회의 주제
회사에서는 비슷하면서도 다른 다양한 주제를 놓고 다수의 회의를 하는 경우가 많습니다. 신입 사원의 경우 참여하는 회의 수가 적을 수 있지만, 이를 검토하는 사람들의 경우 다수의 회의에 중복 관여되어 있는 경우가 많겠죠. 따라서 이 회의가 어떤 안건으로 열린 것인지 명확하게 적는 것이 무엇보다 중요합니다.
일시/장소/참석자 등 기본적인 사항
언제, 어디서, 누가 회의를 진행했는지 기록합니다. 회의의 일시 또한 한 사안을 놓고 여러 날에 걸친 회의를 하는 경우 어떤 내용으로 논의가 발전되었는지를 살펴볼 수 있는 중요한 정보이니 빠짐 없이 기록해야 합니다.
논의사항 및 협의 내용
회의록을 기록할 때에는 발언자의 이름과 발언 내용을 되도록 많이 써두는 것이 좋습니다. 특히 회의 내용에 대한 이해도가 부족할 때는 더욱 꼼꼼하게 기록해야 합니다. 회의를 마친 뒤 각자의 의견을 요약해서 항목별로 보기 좋게 요약하는 과정이 필요한데요. 이때 사실 관계를 잘 확인할 수 있도록 구체적이고도 명확하게 작성해야 합니다.
To-do List 및 요청사항
회의를 마치면서 각 업무 담당자들 간에 해야 할 일을 나누게 되는데요. 이때 각 참여자 별로 해야 할 일과 마감 일정을 포함해 명시해 주는 것이 중요합니다. 또 업무 담당자 별 요청 사항도 기록해 확인이 필요한 사항들을 참여자들에게 공유하는 기록도 빠짐없이 해야 합니다.
회의록 작성시 주의해야 할 팁
회의록 공유는 가급적 빠른 시간 안에!
회의록은 회의가 끝나고 가능한 빠른 시간 내에 작성하고 공유하는 것이 좋습니다. 이를 통해 회의 참석자는 물론 참석하지 않은 업무 관련자들이 회의를 통해 도출된 내용을 이해할 수 있게 해야 합니다. 또한 빠른 시간 내에 공유가 이뤄져야 혹시라도 잘못된 사항이 있을 경우 누락되거나 수정해야 할 사항에 대해 확인할 수 있습니다.
참석하지 않은 업무 관련자에게도 공유할 것
다른 일정으로 참석하지 못한 업무 관련자에게도 회의록을 빠짐없이 공유하는 것이 좋습니다. 그래야 회의를 통해 어떤 내용이 논의되었고 결론이 도출되었는지를 확인하고 관련 프로젝트를 완수할 때 혼선이 빚어지지 않습니다.
회의 내용은 회의 시간 중 실시간으로 작성할 것
많은 내용이 오가는 회의 시간이 끝난 다음 회의록을 처음부터 작성하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다. 앞서 언급한 주요 항목에 대해서는 회의 시간 중 실시간으로 빠르게 적고, 이후에 양식에 맞춰 정리하는 것을 추천합니다.
분량은 1매 이내로
지나치게 방대하게 회의록을 작성하면 읽는 사람들로 하여금 피곤함을 불러일으키고 명확성이 떨어지는 단점이 있습니다. 빠지는 내용이 없도록 꼼꼼하게 작성하되 잘 요약해 1매 이내로 작성하는 것이 좋습니다.
맞춤법 등 기본적인 사항을 지킬 것
회의록은 조직의 많은 사람들이 공유하는 문서입니다. 줄임말 등은 최대한 삼가고 맞춤법에 유의해 작성해야 합니다.
회의록 작성이 처음이라면 전체 공유 전 1차 검토 받기
회의록을 공유하기 전, 회의에 참석한 동료 또는 상사를 통해 1차로 회의록을 검토 받는 것도 좋습니다. 특히 처음 회의록을 작성할 경우 회의의 핵심 사안이 무엇인지 파악하기 어려울 수 있고 누락된 사항이 생기기 쉽기 때문에 사전 검토가 필요할 수 있습니다.
회의에 참석하기 전 회의의 사안을 검토하고 회의의 중점적인 내용을 정리하는 과정은 신입 사원들에게 무척 어렵게 느껴질 수 있습니다. 하지만 이 과정을 통해 회사 내에서의 커뮤니케이션 방법에 익숙해지고 업무 이해도를 높일 수 있다는 점에서 회의록 작성은 신입사원에게 무척 중요한 업무 중 하나라고 할 수 있습니다. 회의록 작성 방법 및 주의사항을 통해 회사 생활을 멋지게 해나가시길 바랍니다!
미팅 회의록을 당신은 남기고 있는가?
체계적인 시스템을 갖춘 회사라면 회의록 양식이 있을 것이다. 모든 회의에는 회사에서 정해준 양식에 맞게 회의록을 정리해 보고하도록 할 것이다. 하지만, 이 같은 회의록 양식이 있다고 하더라도 체계적으로 회의록을 관리하고 보고하는 경우는 드물다. 회의록 작성은 여간 귀찮고 번거로운 것이 아니기 때문이다. 또, 작성한 회의록을 보고한다 하더라도 꼼꼼하게 읽어보는 상사나 동료를 만나기도 쉽지 않다. 그렇다보니 회의록 작성은 형식적으로 작성하게 되고 회의 참석자 중에서 가장 연차가 적은 주니어가 작성하는 경우가 태반이다.
회의록은 회의에 대해서 알고 있어야 할 상사와 회사내 직원과의 회의 내용 공유를 위해서 필요하다. 또한, 회의에 참석한 사람들에게 회의 내용에 대한 확인과 잘못된 내용이 있는지를 정정하기 위해 필요하다. 하지만, 그보다 더 중요한 회의록이 있다. 바로 자신을 위해 작성하는 회의록이다. 회의에 참석한 사람 중에는 회의록을 작성하도록 사전에 지정받은 사람이 있을 것이다.(물론 그러한 시스템이 없는 회사라면 그런 회의록 작성자조차 정해지지 않았겠지만) 비록 그렇게 회의록을 정리하는 사람이 있다 할지라도 나 자신을 위해 회의록을 별도로 작성해두는 것이 좋다.
그렇게 나를 위한 회의록은 왜 필요할까? 우리가 회의를 하는 이유는 나 혼자할 수 없는 일이기에 함께 논의해서 해결 방안을 강구하고 정리하고자 함이다. 회의를 통해서 도출된 결과와 실행방안, 검토해야 할 사항들에 대해서는 회의에 참석한 참석자마다 다를 수 밖에 없다. 공식적으로 회의록을 작성하는 옵저버는 회의 때 발언한 내용들의 Fact만을 기술할 뿐이다. 말속에 숨은 뜻과 앞으로의 계획, 참고해야 할 사항들은 옵저버의 회의록에는 기술될 수 없다. 또한 회의 참석자마다 회의를 통해 깨닫고 느낀 점은 모두 다를 수 밖에 없다.
나를 위한 회의록에는 바로 이러한 것이 기록되어 있어야 한다. 단지 회의에서 발언한 내용들만 기록하는 것은 무의미하다. 회의 이후에 무엇을 해야 할지, 회의를 통해서 느낀 나의 생각 등이 수록되어 있어야 한다. 이러한 기록은 내가 해야 할 업무를 어떻게 관리하고 계획해야 할지 정리하는데 큰 도움이 된다. 그리고, 이렇게 쌓인 회의록은 3개월, 6개월, 1년 후에 참고해서 회의를 통해 진행된 업무에 대한 진단과 점검을 하는데 큰 도움이 된다. 인간의 기억력은 시간에 반비례한다. 수많은 기억력 실험을 보면 인간이 기억할 수 있는 숫자나 사건, 이름 등에는 시간이 흐를수록 급격히 줄어든다는 것을 알 수 있다. 하물며, 1주일 전에 회의 내용을 어떻게 기억하고 있겠는가. 나 자신의 효율적인 업무 능력 향상과 관리를 위해서 회의록 작성은 반드시 필요하다.
그렇다면 회의록의 양식은 어떤 것이 좋을까? 내가 추천하는 회의록 작성 양식은 다음과 같다.
회의록 작성하는 법
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<\/div>“} 1 템플릿 전문 사이트를 방문한다. 이러한 사이트들은 본인의 회의록을 다듬는데 도움이 되고 실수를 하지 않도록 해준다.{“smallUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/df\/Take-Minutes-Step-19.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-19.jpg”,”bigUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/df\/Take-Minutes-Step-19.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-19.jpg”,”smallWidth”:460,”smallHeight”:345,”bigWidth”:728,”bigHeight”:546,”licensing”:”
<\/div>“} 2 시간을 충분히 갖고 사이트를 살펴본다. 많은 정보와 다양한 템플릿들을 잘 살펴보고 본인에게 잘 맞는 것을 선택한다. 특정한 템플릿이 필요한 상황이라면 그 템플릿의 이름을 검색하여 다운 받으면 된다. 많은 정보와 다양한 템플릿들을 잘 살펴보고 본인에게 잘 맞는 것을 선택한다.{“smallUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/77\/Take-Minutes-Step-20.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-20.jpg”,”bigUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/77\/Take-Minutes-Step-20.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-20.jpg”,”smallWidth”:460,”smallHeight”:345,”bigWidth”:728,”bigHeight”:546,”licensing”:”
<\/div>“} 3 파일을 연다. 압축을 풀고 워드 파일이나 엑셀 등으로 템플릿을 열어 확인한다. 이 때 가장 최신 버전의 프로그램을 쓰는 것이 좋다.{“smallUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7e\/Take-Minutes-Step-21.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-21.jpg”,”bigUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/7e\/Take-Minutes-Step-21.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-21.jpg”,”smallWidth”:460,”smallHeight”:345,”bigWidth”:728,”bigHeight”:546,”licensing”:”
<\/div>“} 4 회사의 로고 등을 추가한다. 샘플 로고는 지우고 저작권 관련 사항을 잘 읽은 후 문제가 되지 않는 경우 본인의 회사 로고를 넣어 사용하면 된다.{“smallUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/31\/Take-Minutes-Step-22.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-22.jpg”,”bigUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/31\/Take-Minutes-Step-22.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-22.jpg”,”smallWidth”:460,”smallHeight”:345,”bigWidth”:728,”bigHeight”:546,”licensing”:”
<\/div>“} 5 제목을 수정한다. 미팅 명 등을 제목에 표기한다.{“smallUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/eb\/Take-Minutes-Step-23.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-23.jpg”,”bigUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/eb\/Take-Minutes-Step-23.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-23.jpg”,”smallWidth”:460,”smallHeight”:345,”bigWidth”:728,”bigHeight”:546,”licensing”:”
<\/div>“} 6 테마 역시 기입한다. 옵션 사항이지만 좀 더 전문적인 문서로 보이기 위해 색을 바꿔 강조를 하거나 폰트의 변화를 주는 등 문서의 테마를 변경할 수 있다. 회사 로고 디자인과 어울리는 색상이나 글자 체를 쓰면 좋다.{“smallUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/62\/Take-Minutes-Step-24.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-24.jpg”,”bigUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/62\/Take-Minutes-Step-24.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-24.jpg”,”smallWidth”:460,”smallHeight”:345,”bigWidth”:728,”bigHeight”:546,”licensing”:”
<\/div>“} 7 섹션을 나눈다. 템플릿이 갖고 있는 섹션에 이름을 붙이고 필요하면 더 만들거나 지우면서 섹션을 조정한다.{“smallUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b7\/Take-Minutes-Step-25.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-25.jpg”,”bigUrl”:”https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b7\/Take-Minutes-Step-25.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-25.jpg”,”smallWidth”:460,”smallHeight”:345,”bigWidth”:728,”bigHeight”:546,”licensing”:”
<\/div>“} 8 저장한다. 완성된 템플릿을 저장한 후 회의록 작성을 위해 회사에 가져간다. 오피스 프로그램을 이용하면 어떤 컴퓨터에서든 거의 모든 템플릿의 열람이 가능하지만 안될 경우에는 인쇄한 종이를 가져가 손글씨로 회의록을 작성할 수도 있다.회의록과 노트/메모를 빨리, 쉽게, 잘 기억나게 작성하는 법
회의록과 노트작성/메모가 정말 중요할까? 학교도 아니고 메모/필기를 굳이 지금와서 잘할 필요 있어? 있는 그대로 작성하면 되지 않나? 생각하기 쉽다. 맞는 말이다. 하지만 회사에서의 노트/메모는 학교 시험기간 공부잘하는 애들의 필기 이상의 가치가 있다.
‘지난번 회의 때 A부서 팀장님이 신규 사업의 이 부분은 이해관계 충돌이 있어서 이렇게 해야한다고 했었는데… 회의록 작성에 오래 걸렸는데도 하필 여긴 빠져있네….’ 아! 그때 노트에 메모 했었지! (노트를 연 뒤) … 아… 내가 썼지만 뭐라고 쓴겨..
회사에서는 기억 할 일이 많다. 이 사람 저 사람, 이 부서, 저 부서의 입장차이, 과거의 히스토리, 향후 전망 등등… 그래서 서로의 입장을 확인하는 회의가 중요하고 그 내용을 잘 정리둘 필요가 있다. 여기까지는 모두 동감할 것이다. 하지만 그렇다고 회의록과 메모를 하는 법까지 익힐 필요가 있을까?
“회의록은 사실관계만 잘 적으면 되는것 아니야? 노트나 메모는 나만 알아보면 되는거고?” 맞다.
“요새 누가 메모를 펜으로 하나. 난 펜 안가지고 다닌지도 몇 년 됐는데” 그것도 맞는 말이다
노트/메모 작성 잘하면 좋은 점
나는 회의록/메모, 즉 정리를 잘하는 것은 ‘뇌 외부에 정리된 외장하드를 하나 가지는 것과 같다’고 생각한다. 잘 기록된 내용이 있으니 기억하려고 용쓰지 않아도 되서 머릿속이 간결하고 행동에도 주저함이 없어진다. 좀 약파는 것 같지만 정말 사실이다.
회의록 정리 시간 절감 – 회의록은 이해관계자들과의 논의 내용을 ‘서로 쌍방 확인하기 위한 일종의 증빙’이라 생각보다 작성에 시간이 많이 걸린다. 사실관계와 합의사항, 할 일을 간결하고 가독성 좋게 빨리 쓴다면 회의록 작성 시간을 세이브 할 수 있다. 빠른 업무착수 가능 – 회사에서는 여러 사람의 의견이나 상황을 듣고 업무를 시작하는 경우가 많은데, 잘 정리된 회의록과 노트가 있다면 히스토리, 사실관계 확인이 빨라져 바로 문제 정의와 대안 도출 등에 착수할 수 있다. 기억하려고 애쓰거나 봐도 알 수 없는 메모와 메모장을 신주단지처럼 모시지 않아도 되는 건 플러스! 생각 정리와 생각하는 법 향상 – 결국 메모와 필기는 여러 뭉치, 여러 단위의 주제를 논리적으로 재배열하고 활용하기 위한 방법이기 때문에, 메모와 회의록 작성을 잘 한다면 각종 회의부터 청취 온갖 내용의 정리력, 기억력이 늘고, 기획력 또한 상승한다.
빠른 회의록 작성의 기술
오전 진행 미팅은 18시 전, 오후 진행 미팅은 다음날 14시 전까지는 회의록을 정리해 발송/공유해야 한다.
가벼운 미팅은 종이와 펜, 공식적인 미팅-이해관계자가 많은 미팅은 노트북을 활용해 작성한다.
1. 들으면서 정리, 개조식 작성
회의 내용을 듣고 정리하면서 적어야 한다. 미팅을 하면서 들리는대로 내용을 다 적으면, 십중팔구 미팅 끝나고 회의록을 다 다시 작성해야 한다. 그래서 내용을 듣고, 아래 3가지 회의록 필수 항목 중 어디에 내용이 해당하는지를 판단하고, 정리해서 적으면 미팅 시간 내 회의록의 80%를 작성할 수 있다.
회의록에 꼭 들어가야 하는 3가지
A. 논의되는 아이템의 주제
B. 현재 상황 기술 또는 회의에서 결정된 사항과 근거
C. 후속 작업 or 할 일
나는 아래와 같이 회의록 양식을 꾸며두고, 회의 내용을 바로 해당 위치에 적는 편이다.
2. 되도록 컴퓨터로 작성
사실 아이패드, 노트 필기 등 무엇을 사용해도 사실 내용만 잘 적으면 된다. 하지만 아이패드, 노트필기의 가장 큰 단점은 텍스트 파일화가 어렵다는 거다. 그 말인 즉슨 파일화 안됨 = 글자 인식이 안됨 = 텍스트 편집 어려움 = 검색이 안됨 이라는 것. 바빠죽겠는데, 그걸 다시 회의록 컴퓨터로 작성할 시간이 있을리가…
그래서 회의록은 되도록 컴퓨터로 적는것이 좋다. 만약 미팅 참석자에 임원이 있는 등 회의 중 타이핑을 거슬려하는 분위기라면 ‘미팅 시작 전, 내가 회의록을 작성할 것임’을 미리 알리고 작성하는 것이 좋다. 회의 중 컴퓨터 사용은 다른 일을 하느라 회의에 집중하지 않는 것으로 보일 수 있기 때문에, 약간은 조심할 필요가 있다.
3. 기술 도움 받기: 클로바노트
회의 중 타이핑을 거슬려하는 회사에서는 충분히 유용하게 사용해봄직하다.
회의의 모든 내용을 다 적거나 기억할 수 없기 때문에, 가끔 보조수단으로 회의 녹음을 하게 된다. 그런데 녹음은 내가 확인하고 싶은 부분을 바로 찾기 어렵고, 전체를 다 듣자니 회의시간 만큼의 시간이 소요된다는 단점이 있다.
이런 불편함을 음성을 텍스트로 바꿔주는 툴 클로바노트로 편하게 해결할 수 있다.
① 참석자 발언 별로 음성을 분리 녹음/텍스트로 적어주고, 텍스트 클릭 시, 해당 부분 음성을 들을 수 있다.
② 모바일앱으로 녹음하면서 데스크탑 클로바노트에서 메모를 기입하면, 현재 녹음 중인 음성구간과 데스크탑 메모를 매칭해 준다. 그래서 음성 내용 확인 및 향후 활용에 용이하다.
노트/메모의 기술: 프레임워크
노트/메모는 언젠가의 활용을 위해 생각을 정리하는 것이다. 그래서 좋은 노트/메모란 (1) 다시 봤을 때, 내용 인지/상기가 쉽고 (2) 해당 내용의 액션 플랜이 잘 정리되어 있어야 한다 (3) 빠르고 쉽게 작성할 수 있다면 더 좋다.
생각을 더 쉽게, 효과적으로 정리할 수 있는 노트/메모 작성 프레임워크를 소개한다.
1. 내용정리의 기본: 개요 작성법
개요 작성은 모든 내용을 좌측 정렬한 뒤, 내용에 따라 하이어라키를 두는 방식이다. 책의 목차나 학창시절 필기에서, 최근에는 노션에서 많이 사용해 익숙할 것이라 생각한다.
이 방법은 전체 노트/메모의 체계를 잡고 시작하기 때문에 짧은 시간내에 많은 정보를 소화할 수 있고, 메모의 체계를 빠르게 확인하고 수정하기에 좋다. 단, 정리해야하는 내용에 레벨이 없는 병렬식 정보가 많거나 항목 하나의 내용이 지나치게 방대한 경우에는 적합하지 않다.
2. 인사이트 도출 프레임워크: 코넬노트, 엑센추어, 맥킨지 노트
내용정리 및 결론 도출, 할 일까지 총체적 생각 정리에 사용되는 몇 가지 노트/메모 작성법이다.
모두 검증된 노트/메모 작성 방법들이라 어떤 포맷을 써도 생각정리가 한결 간결해짐을 느낄 수 있을 것이다.
나는 회의내용 정리할때는 을 주로 쓰고, 회의 내용을 바탕으로 복잡한 할 일을 정리할때는 기획서나 아이템에 대한 딥다이브가 필요할때는 포맷을 사용하는 편이다.맥킨지노트>액센추어>코넬노트>
이 외의 팁이 있다면, 수기 메모의 회의 타이틀과 날짜에 항상 형광펜으로 하이라이트를 해두는 것이다. 노트에서 내용을 찾고 확인하기가 배는 쉬워진다. 키워드 등에는 펜으로 동그라미를 치는 등 나름의 다른 표기를 한다.
나에게 맞는 포맷을 찾고 익숙해지기 전까지는 이 프레임을 프린트해 두고 보면서 노트/메모를 작성하거나, 아이패드 원노트/굿노트 배경에 깔아두고 사용하면 편하다. 상기 각 노트법 및 타 노트법에 대해서도 알고 싶다면, 책 메모하는 순간 머릿속에 기억되는 모눈노트 공부법이라는 책을 참조해보자. 작고 빨리 읽을 수 있고 알차다!
3. 기타 노트/메모 작성법: 개인노트, 체계적인 비교
배우지 않고도 이미 사용하고 있을 메모 작성법이다. 박싱이나 마인드맵은 브레인스토밍 등 개인 노트에, 표는 항목이 많아 한 눈에 체계적인 비교가 필요한 경우 활용하면 좋다. 마인드맵은 컨셉드로우 나 마인드마이스터, 표는 엑셀과 스프레드시트 등 시중에 좋은 툴이 많이 나와있으니 적극 활용해보자.
솔직히 나는 마인드맵은 잘 사용하지 않는 편이다. 생각이 많은 편이라 마인드맵을 쓰면 생각이 미친듯이 가치를 치기 시작해 정리가 안되기도 하고, 마인드맵이 구현해주는 결과물의 형태가 나에게 익숙하지 않아서 그렇다.
지금까지 각종 회의, 미팅, 내 머릿속 정리에 유용한 노트/메모/회의록 작성법을 소개했다. 소개한 프레임워크나 팁은 남들이 이미 많이 고민해서 만든터라 따라하다보면 짧은 시간 내 업무 효율과 속도를 비약적으로 올릴 수 있다. 하지만 역시나 남들이 좋다고 하는 것이 나에게도 항상 좋을 수는 없다. 이것저것 사용하면서 나에게 좋은 방법을 찾는 것이 가장 중요할 것이다.
키워드에 대한 정보 미팅 회의록
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