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효과적인 사내 정보 아카이브/정리 방법 – 오픈애즈
폴더트리란 나무가 큰 줄기에서 작은 줄기로 가지를 뻗어가듯이, 상위 폴더 안에 어떠어떠한 하위 폴더들이 들어가 있는지 뻗은 형태를 정리한 걸 말한다.
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주제에 대한 기사 평가 회사 폴더 트리
- Author: 콘텐츠위드
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- Date Published: 2021. 6. 13.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=2upNG4aJKkg
효과적인 사내 정보 아카이브
“구글 드라이브에서 파일 하나 찾기가 왜 이렇게 힘든 거야.”
“자료들은 쌓여만 가는데… 이거 언제 한 번 정리하기는 해야 하는데.”
이런 고민들 많이 하시는 것 같다. 그래서 한 번 정리해봤다.
목차
[ 파일 정리하기 ] : 처음부터 파일 정리를 잘하는 법– MECE하게 폴더링하기
– 별도의 히스토리 폴더 만들기
– 최신 파일만 따로 관리하기
– 잡동사니 폴더 만들기
[ 파일 찾기 ] : 원하는 파일을 쉽게 찾으려면?– 폴더트리 관리하기
– 파일명 양식 통일하기
– 프로젝트 관련된 용어 통일하기
– 내비게이터 만들기
[ 프로젝트에 적용 ] : 실무에 적용하는 방법– 커뮤니케이션 시 파일 경로/링크 첨부를 의무화
– 글타래 : 프로젝트 히스토리 아카이브 (슬랙/플로우/아지트)
– 신입사원 OT
[ 사내 정보 공유가 잘 안 되는 이유 ]협업에 관심 없는 사람들, 협업에 관심 없는 회사
레버리지는 역량이다
[ 파일 정리하기 ]– MECE하게 폴더링하기 –
사내 정보를 아카이브하는 툴이 무엇이든 정리하는 방법은 비슷하다.
가장 기본적인 원칙은 MECE하게 정리하는 것이다.
※ MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) : 상호 배제, 전체 포괄이라는 뜻으로 쉽게 얘기하면 “중복 없이, 누락 없이”다. 자세한 건 인터넷에서 찾아보거나 이 글(클릭)을 참고하시라. 로지컬씽킹(Logical Thinking)이라는 책을 읽어보는 것도 좋다.
그중에서도 폴더 내용이 중복되지 않는 게 가장 중요하다. 찾으려는 파일이 A폴더에 있는지 B폴더에 있는지 명확해야 하는데, 폴더 구분이 명확하지 않아서 그 파일이 A와 B에 동시에 포함될 수 있다면 찾기 어려울 것이다.
예를 들어 당신은 회사 안에 있는 고객 데이터를 찾아보려고 한다. 그런데 ‘마케팅 폴더’ 안에도 고객에 대한 데이터가 따로 정리되어 있고, ‘고객 분석 폴더’에도 고객 데이터가 존재한다. 나름 구분을 한답시고 마케팅 폴더에는 우리 고객의 정량적인 정보들(성별/나이 등)을 정리해두었고, 고객 분석 폴더에는 대면 인터뷰나 설문조사 정보들을 정리해두었다. 그런데 마케팅에서도 설문조사를 자주 돌리기 때문에 사실상 두 폴더에 정보들이 혼재되어 있다. 파일 찾기가 어려워지는 건 당연하다.
이럴 경우 정답은 없다. MECE하게 폴더를 구분하는 기준만 맞추면 된다. 고객 분석 폴더 자체를 완전히 마케팅 폴더 안에 포함시켜서 몰아넣어 버리든지, 마케팅 폴더에서 고객 분석 데이터들을 빼내어 따로 정리하든지 각자 편한 방식으로 하면 된다. 특정 데이터가 A폴더와 B폴더 중 어디로 들어가야 할지만 헷갈리지 않게 정리한다.
나는 기본적으로 이런 구조로 회사의 폴더를 정리했다.
01 회사 공용 폴더 : 회사소개서, IR자료, 성과/목표, 로고/폰트, 보도자료, 사업자등록증/통장사본 등 02 사업부 A : 사업 관련 자료 03 사업부 B : 사업 관련 자료 04 매뉴얼 : 공동의 파일 양식이나 매뉴얼 정리. EX) 디자인 가이드, 회사 명의로 가입한 계정 정리 등 05 경영지원 : 회사 경영 자료. Ex) 인사, 재무, 법무 등 06 마케팅 : 마케팅 관련 자료 07 TF팀 : 신사업, TF팀 등 08 경영전략/벤치마킹 등 : 비즈니스 모델, 사업 기획, 경쟁사 분석 등
※ 회의록은 따로 회의록 폴더를 만드는 게 아니라 해당 회의 주제와 관련된 폴더 안에 넣었다.
Ex. 사업부 A와 관련된 회의록은 ‘사업부 A폴더’ 안에 회의록 폴더를 따로 만듦.
Ex. 주간 업무 보고나 팀 전체 미팅 회의록은 ‘회사 공용 폴더’라든지 ‘경영지원’ 폴더 안에 회의록 폴더를 따로 만듦.
※ 폴더 앞에 넘버링은 되도록 폴더 경로를 통해 파일을 찾는 사람들이 편하도록 숫자를 매긴다. 그들이 자주 쓰는 폴더가 상단에 위치하는 게 좋다. (파일을 찾는 유형은 두 가지가 있다. 폴더 경로를 찾아서 들어가는 경로 탐색형과 파일명을 검색하는 파일 검색형 타입이다. 뒤에서 자세히…)
폴더링 규칙을 만들고 공유한다.
한 번 정리하고 끝나는 게 아니라 앞으로도 모든 팀원이 회사 폴더 정리 규칙을 알고 있어야 한다. 원래 문제가 생기는 건 팀원들이 각자 자기 방식대로 이름을 붙여서 폴더를 만들거나, 자기 마음대로 파일들을 아무 데나 집어넣어서 생긴다. 그러니 폴더링 규칙 자체를 만들고 공유한다.
– 폴더링 규칙 실제 예시
: 우리 회사는 B2B 영업건이 많아서 각 건별로 아래와 같은 폴더링 규칙을 만들었다. 각 폴더에 어떤 파일이 들어가는지 명확하게 정해서 규칙으로 정해야 한다.
01 기획 : RFP, 공고문, 미팅 내용, 회의록, 제안서, 기획안 등 모두 01 기획 하위로 들어감 02 계약&예결산 : 행정처리, 계약서, 돈 관련 내용, 예결산 등 03 운영 : 참가자 관리, 모객, 선발, 교육, 회차별 내용, 제작물 등 04 마무리 : 결과보고서, 증빙자료, 계약 종료 후 제출서류 등 05 사진&영상 : 모든 사진&영상 파일
폴더링 규칙이 없으면 아래 이미지처럼 되기 십상이다. 어디에 넣어야 할지 모르겠으니까 그냥 폴더 밖에 꺼내 두는 거다. 관련 있어 보이는 폴더 안에다가 대충 개별 파일들만 수십 개가 쌓이기 시작한다.
지저분하게 개별 파일들이 제멋대로 저장되어 있다. (폴더링도 MECE하지 못함)
이렇게 되기 싫으면 폴더링부터 고쳐나가자.
– 별도의 히스토리 폴더 만들기 –
지난 버전의 자료들은 따로 묶어서 폴더에 넣어둔다.
문서 하나를 작성해도 초안에서 내용이 계속 수정되기 때문에 다양한 버전의 문서가 생긴다.
파일의 수정 히스토리는 항상 남기는 게 좋은데 크게는 두 가지 이유가 있다.
1) 수정 이전의 파일 내용을 찾아봐야 할 일이 생김
2) 다른 사람과 파일을 주고받을 때 혼선이 생기지 않게 하기 위함.
문제는 수많은 버전의 히스토리들을 폴더 안에 다 때려 박아 넣으면 폴더가 심히 지저분해진다는 점이다.
그래서 지난 버전의 자료들은 따로 폴더를 만들어서 한데 모아놓고 최신 폴더만 찾기 쉬운 곳에 둔다.
최종 파일만 남기고 나머지는 히스토리 폴더에 넣어둔다.
– 최신 파일만 따로 관리하기 –
위에서 최종 파일만 따로 빼두었던 것처럼 최신 내용을 찾기 쉽게 관리해야 한다. 그렇지 않으면 최신이 아닌 이전 버전의 파일로 작업하는 경우가 꼭 발생한다. 그래서 파일명에 버전을 표시하는 규칙이 필요하기도 하다. (파일명에 관련해서는 뒤에서 자세히…)
이는 단지 문서 작업에만 해당하는 게 아니라 회사 안의 다양한 정보들에 동일하게 적용된다. 모든 종류의 정보들은 하나의 파일 안에 최신화하는 게 좋다.
(예시)
– 용어 정리 : 브랜딩 차원에서 사용하지 않기로 결정한 용어들을 기록하고, 최신 합의된 용어들을 한 파일로 정리함. 누구든 이 용어집 파일만 보면 최신 버전의 용어들을 통일되게 사용할 수 있음. – 디자인 가이드 : A사업부와 B사업부에서 같은 디자인 양식을 사용할 수 있도록 중앙에서 하나의 디자인 가이드를 계속해서 업데이트하고 공지함. – 휴가 규칙 : 휴가 결재 방식, 남은 휴가 일수, 재택근무 가능 기준 등의 정보들을 최신화해서 찾기 쉬운 곳에 정리해둔다. 바뀐 휴가 규정에 대해서 몰랐던 팀원도 이 파일만 보면 최신 규정에 따라서 일을 처리할 수 있도록 한다.
여기저기 정보들이 흩어져있는 걸 모으는 게 핵심이다. 누구나 올바른 정보로 일하도록 만들기 위해선 최신/최종 파일을 따로 관리해야 한다.
– 잡동사니 폴더 만들기 –
너무 자잘한 파일들이 많아서 하나하나 폴더를 만들기 곤란한 경우가 있다. 예를 들어 ‘참고자료’들이 대부분 그렇다. 딱히 종류를 구분하기도 어렵지만 어딘가에 저장해두기는 해야 하는, 그런 파일들이다. 이런 파일들은 따로 잡동사니 폴더를 하나 만들어서 몰아넣는 게 좋다.
파일 정리의 핵심은 ‘원하는 파일을 찾기 위해 드는 비용을 최소화하는 것’이다. 그러니까 최대한 한눈에 보기 쉽게 정리해야 한다. 폴더 안에 10개 이상의 자질구레한 파일들이 널브러져 있으면 원하는 파일이 무엇인지 찾기가 힘들다. 그러니 이러한 파일들은 한 곳에 몰아넣어버리도록 하자. (최신 본 파일만 밖에 빼두는 것도 같은 맥락이다)
[ 파일 찾기 ]사람들이 파일을 찾는 방법은 크게 두 가지가 있다.
1) 경로 탐색형 : 폴더를 클릭해서 찾고자 하는 폴더 속으로 들어간다.
2) 파일 검색형 : 검색창에 파일명을 검색한다.
각각에 맞는 파일 정리법을 만들어야 한다.
내가 겪어본 바에 의하면 거의 반반이었다. 무엇이 우월하다고 말할 수는 없다. 단지 더 선호하는 방식이 있을 뿐이지 사실은 모든 사람이 두 방식을 다 사용할 줄 알아야 한다.
문제가 생기는 건 파일 검색형에서 주로 생긴다. 왜냐하면 파일을 아무리 검색해도 원하는 게 안 나오는 일이 생기기 때문이다. 그러나 이들은 폴더가 어떻게 정리되어 있는지 모르고 늘 검색만 해왔기 때문에 원하는 파일이 어디에 있는지 모른다. 이는 분명한 문제다. 기본적으로 두 가지 방식의 정보 접근 방법을 모두 숙지하고 있어야 한다.
경로 탐색형 방법을 위해서는 폴더트리를 만들어서 경로를 공유하고,
파일 검색형 방법을 위해서는 파일명을 찾기 쉽게 통일시켜놓는 게 좋다.
– 폴더트리 관리하기 –
폴더트리란 나무가 큰 줄기에서 작은 줄기로 가지를 뻗어가듯이, 상위 폴더 안에 어떠어떠한 하위 폴더들이 들어가 있는지 뻗은 형태를 정리한 걸 말한다. 구성원에게 회사의 파일들이 어떻게 정리되어 있고, 어떤 폴더에 들어가야 무슨 파일을 찾을 수 있는지 공유해줄 때 유용하다.
폴더트리와 관련된 몇 가지 팁을 적어본다.
– 폴더트리를 작성할 때에는 크게 Level 1~3 정도로 정리하는 게 좋다. 그러니까 너무 세부적인 하위 폴더까지 정리할 필요가 없다는 말이다. – 폴더트리는 항상 최신화할 필요가 없다. 큰 변화가 있을 때에만 업데이트해줘도 괜찮다. 자잘한 변화가 워낙 많고, 폴더트리 작성하는 데에 시간과 노력이 많이 들어가기 때문이다. – 중요한 변화가 있을 때에는 건별로 공지한다. Ex. [ 협력업체 연락망 위치 변경 ] 전 : 03 경영지원 >01 외부 협력 >협력업체 연락망.xlsx 후 : 04 매뉴얼 >협력업체 연락망.xlsx 변경된 링크 : https://~~~~ – 폴더 안에 실제로 뭐가 들었는지만 적는 게 아니라, 해당 폴더 안에서 어떤 종류의 파일들을 찾을 수 있는지까지 적어놔야 의미가 있다. (경로 탐색형 방법을 위해서)
※ 폴더트리는 온라인으로만 공유해서는 의미가 없다. 대부분 바쁘다는 핑계로 안 읽어본다. 전체 회의 때 오프라인에서 정식으로 공유하고 숙지하도록 지시해야 한다. 특히나 ‘파일 검색형’ 사람들은 파일을 못 찾아도 그것이 자신의 역량 부족이라고 생각하지 않는다. 그들은 결국 파일명 검색으로 파일을 찾지 못하면 다른 동료에게 파일을 찾아달라고 요청한다. 이 모든 것들이 조직 차원에서는 쌓이는 비효율의 비용이다.
– 파일명 양식 통일하기 –
파일명에는 ‘구체적인 파일명_연월일_버전’이 포함되어야 한다.
예시) A프로젝트 대면심사 제안서_200228_v5(FN).pdf
왜 위와 같은 양식이어야 하는지 자세히 알아보자.
※ 파일명 양식에 정답은 없다. 각자의 사업 모델에 따라, 조직 규모 등에 따라서 적합한 방식을 찾아야 한다. 아래 내용은 정답이 아니니 어떤 포인트에 주안점을 두었는지, 어떤 고민을 거쳤는지만 참고하시길 바란다.
1) 연월일은 6자리로 적는다. (YYMMDD)
– 20191215와 같이 연도를 다 적을 필요가 없다. 앞의 ’20’은 앞으로 80년 뒤까지 반복되는 숫자이기 때문에 생략하는 것이 가독성에 좋다.
2) 연월일이 파일명 뒤에 오는 경우 – “A프로젝트 대면심사 제안서_200228_v5(FN).pdf”
– 개인적으로 추천하는 방식.
– 장점은 파일명부터 읽을 수 있기 때문에 정보를 찾기 편하다.
– 단점은 파일 작성일이 중요한 조직에선 비효율적이다. 파일명이 길 경우 작성일을 확인하기 위해 기나긴 파일 제목을 지나야만 작성일이 나오므로 불편하다.
3) 연월일이 파일명 앞에 오는 경우 – “200228_A프로젝트 대면심사 제안서_v5(FN).pdf”
– 개인적으로 선호하지 않는 방식.
– 장점은 파일명 자체의 가독성을 높일 수 있다. 파일명의 길이는 제각기 다르지만, 연월일 6자리는 어느 파일이나 같기 때문이다.
– 단점은 원하는 파일인지 찾을 때 불편할 수 있다. 연월일은 파일의 작성일을 알고 싶을 때에만 필요한 정보이다. 내가 원하는 파일인지 알고 싶다면 구체적인 파일명부터 나오는 게 정보탐색에 유리하다.
4) 버전 표기는 대문자 V가 아니라 소문자 v로 적는다. (V1, v1)
– 대문자 V로 적으면 눈에 잘 안 띈다. 대문자 V와 아라비아 숫자의 높이가 똑같기 때문이다.
– 소문자 v로 적으면 화면 안에서 버전을 찾기가 쉬워진다. 소문자 v와 숫자의 높이가 달라서 v를 찾기 쉽다.
5) 버전 표기는 소수점 없이 자연수로 적는다. (v0.1, v1)
– 파일명에는 대개 확장자가 있고, 확장자의 구분 기호는 온점이다. 때문에 버전을 표기할 때 온점을 활용할 경우 파일 오류가 생길 수도 있다.
– 보통 파일 버전이 10개 이상 생기지 않는 업무의 경우 비효율적이다. 텍스트가 많아질수록 가독성이 떨어지는데 ‘0.1~0.9’까지 굳이 ‘0.몇’을 적을 필요가 없기 때문이다.
– 개발이나 디자인 등 전문 영역에서는 소수점 표기가 적합할 수도 있다.
※ 버전 뒤의 (FN) 표시는 (Final=최종)이라는 뜻이다.
– 프로젝트 관련된 용어 통일하기 –
파일을 찾기 힘든 이유는 사람마다 파일명을 자기만의 표현으로 저장하기 때문이다.
프로젝트 하나를 진행하더라도 똑같은 대상을 지칭하는 표현이 각자 다른 경우가 수도 없이 발생한다.
A : “기획안” 파일 어디 있어요? B : 기획안이요? 저희 팀끼리 정리한 거요? A : 아니, 그… 클라이언트한테 보내줬던 기획안 있잖아요. 클라이언트용. B : 아~ 한글 파일이요? A : 아, 한글 파일 말고 미팅 때 PT보고했던 PDF파일이요. B : 제안서 말씀하시는 거예요? A : 네네, 제안서요.
이런 식이다. 짧게 말하는 게 무조건 효율적이라고 착각하는 사람들이 있다. 그냥 기획안 달라고 하면 찰떡같이 알아서 주길 바라는 식이다. 위 대화가 효율적으로 보이는가? 만약 B라는 사람이 없었으면 A라는 사람은 구글 드라이브에 무슨무슨 기획안 쳐보고, PDF양식 필터 걸어서 기획안 쳐보고, 프로젝트 이름도 쳐보고 하면서 시간이나 낭비하고 있었을 것이다. 심지어 프로젝트 이름도 사람마다 부르는 경우가 다른 게 허다하다. 누구는 신사업 건이라 하고 누구는 플랫폼 건, 누구는 신규 프로젝트 건이라 부르고… 왜 이런 식으로 일을 하는가?
프로젝트를 진행할 때 조금이라도 팀원이랑 부르는 이름이 다른 용어가 있다면, 그 순간에 팀원들과 정확한 용어를 정리하는 것으로 충분하다. 따로 뭐 정리해서 글을 쓸 필요도 없다. 팀 태그 걸고 메시지 하나만 보내라.
용어를 통일하는 작업이 습관처럼 자연스럽게 이루어져야 한다.
– 내비게이터 만들기 –
공식적인 용어는 아니고 우리끼리는 내비게이터라고 불렀다. 원하는 정보를 찾기 위한 장치라고 생각하면 된다. 태그를 붙이거나 자주 쓰는 링크들을 모아두는 식으로 활용했다. (아래 이미지 참고)
원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있는 네비게이터를 만들어보자.
[ 프로젝트에 적용 ]규칙만 정했다고 끝나는 건 아니다. 실제로 팀 전체가 일할 때 꾸준히 실천해야 한다.
– 커뮤니케이션 시 파일 경로/링크 첨부를 의무화 –
업무 커뮤니케이션할 때에는 파일의 경로 혹은 링크를 함께 첨부하는 게 좋다.
항상 파일 경로와 링크를 표기한다.
여기에는 몇 가지 포인트가 있다.
1) 파일을 첨부하는 것보다 파일 경로/링크를 첨부하는 게 낫다.
– 최신 본을 헷갈리지 않게 관리하기 위함이다.
– 파일을 수정하게 되면 반드시 위 경로/링크에 최신 본을 업데이트해놓게끔 규칙을 정해야 한다. 이 규칙이 잘 돌아가려면 평상시 업무 커뮤니케이션 때에 해당 경로에 쉽게 접근할 수 있도록 적어놔야 한다.
– 물론 파일도 같이 첨부하면 좋다. 파일도 첨부하고 경로/링크도 같이 적자.
2) 파일 경로는 선택적으로 표기한다.
– 위 이미지에서는 새로운 파일을 만드는 경우라서 파일 경로를 적었다. 하지만 매번 파일 경로까지 적는 건 사실 매우 귀찮은 일이다.
– 필요에 따라 ‘파일 검색형’ 사람들이 파일 경로를 까먹지 않고 잘 숙지하도록 도와줘야 할 경우에 경로를 표기한다.
3) 협업 툴을 활용하면 데이터베이스와 쉽게 연동할 수 있다.
– Slack이나 Agit과 같은 협업 툴에서는 구글 드라이브 링크를 쉽게 주고받을 수 있다. 협업 툴 안에서 바로 파일을 열람할 수 있도록 연동이 잘 되어 있다. 이러한 툴을 활용하면 좀 더 파일 관리를 잘할 수 있을 것이다.
– 글타래 : 프로젝트 히스토리 아카이브 –
(슬랙/플로우/아지트)
결론부터 이야기하면 아지트가 가장 효율적이라고 생각한다.
자료들을 정리하는 방법을 크게 두 가지로 나누어볼 수 있다.
– 최종 파일 아카이브 : 구글 드라이브, Teams 등
– 실무 자료 : 협업 툴 안에서 주고받으며 활용
그러니까 실제로 일할 때마다 매번 구글 드라이브에서 폴더 들어가면서 찾아보는 게 아니라는 말이다. Slack을 쓴다면 Slack 안에서 파일을 찾아보는 게 일반적이다.
지금까지 최종 파일들을 잘 정리하고 쉽게 찾는 방법에 대해 설명했다면, 이 파트에서는 협업 툴 안에서 실무적인 정보를 찾는 방법에 대해 얘기해보겠다.
거두절미하면, 휘발성을 막는
글타래와 내비게이터가 핵심이다.
슬랙이나 플로우와 같은 협업 툴은 타임라인식으로 실무 대화가 휘발된다. 온갖 정보들이 수직 방향으로 나열되는 게 문제다. 이전 대화나 자료를 찾으려면 한참 스크롤을 내리거나 올리면서 찾아내야 한다.
휘발성 타임라인
– 슬랙(Slack) : 커뮤니케이션을 위한 메신저 기능이 강함. 메시지에 파일을 첨부하거나, 댓글을 달거나, 북마크를 해놓을 수 있긴 하지만 기본적으로 타임라인 자체가 페이스북처럼 쭉쭉 밀려나게 되어 있음.
– 플로우(Flow) : 프로젝트의 Task 관리 중심임. 하나의 타임라인에 다른 동료들의 Task도 수백 개가 업로드되기 때문에 타임라인 하나에 수없이 많은 정보들이 쏟아짐.
이런 문제를 겪지 않으려면 아지트처럼 ‘글타래’ 방식으로 정보를 묶고, 내비게이터를 만들어 글타래를 찾기 쉽게 만들어야 한다.
좌측에 게시판처럼 프로젝트를 쉽게 만들 수 있고, 그 안에서도 글타래를 만들 수 있으며, 태그도 설정함.
아지트는 정보들을 카테고라이징 할 수 있는 장치들을 잘 만들어두었다. 아래 두 가지 장치가 슬랙/플로우와 비교되는 강점이다.
1) 좌측의 프로젝트 게시판으로 쉽게 이동 가능.
: 슬랙에서도 프로젝트 게시판(대화방)을 쉽게 이동할 수 있어서 편하다. 반면 플로우는 이러한 기능이 없다.
2) 타임라인 안에서 글타래를 만들 수 있음.
: 슬랙에서는 게시물(글타래)을 올리는 방식이 아니라 메시지를 주고받는 형식이라 휘발성이 매우매우 강하다. 플로우는 게시물을 올리는 방식이어서 휘발성이 덜한 편이다.
아지트는 위 두 가지 강점을 모두 가지고 있다. 회사에서 쏟아지는 정보들이 휘발되지 않도록 장치를 잘 마련해둔 것이다.
글타래란 무엇인가?
게시물을 여러 개 올리는 것이 아니라, 하나의 게시물에 댓글을 올리는 것이다.
예를 들어 ‘#A프로젝트 #결산’이라는 내용의 게시물을 하나 만들고, 해당 프로젝트에서 집행한 결제 내역을 해당 글에 댓글로 적어둔다. 그러면 나중에 태그를 검색해서 해당 글타래만 찾아내면 관련 정보들을 글 하나에서 쉽게 모아볼 수 있다.
프로젝트를 진행할 때 가장 큰 문제 중 하나가 프로젝트의 히스토리를 파악하기 어렵다는 점이다. 프로젝트 의사결정이 계속해서 바뀌고, 쌓여가는데 이러한 히스토리를 수십 개의 회의록 뒤져가면서 찾아보는 건 바보짓이다. 하나의 글타래를 만들고 진행상황을 기록해두면 쉽게 찾을 수 있다.
각자의 Task 관리는 협업 툴 중에서도 Task 관리와 칸반 보드에 특화된 툴이 따로 있다. 그러한 툴을 알아서 사용하도록 하고, 프로젝트의 실무 정보들은 Agit를 통해서 아카이브 하기를 권한다.
– 신입사원 OT –
위와 같은 기본적인 업무방법론은 처음 입사했을 때부터 습관을 들여야 한다. 습관이 되지 않으면 나중에 바꾸긴 힘들다. 그래서 신입사원 오리엔테이션과 교육 때 사내 정보가 어떻게 정리되어 있는지, 어떻게 접근하는지, 앞으로 어떻게 정리해야 하는지에 대해서 교육하는 게 좋다.
신입사원 소프트랜딩 관련해서는 아래 글을 참고하시길 바란다.
https://brunch.co.kr/@goodgdg/38
[ 사내 정보 공유가 잘 안 되는 이유 ]협업에 관심 없는 사람들, 협업에 관심 없는 회사
기본적으로 협업에 대한 개념이 없어서 그런 것 같다. 팀원들끼리 서로 도와주는 것만 협업이라고 생각하면 크게 착각하고 있는 것이다. 나 이외의 사람과 효율적으로 일하기 위한 모든 제도적/비제도적 방식들이 협업에 포함된다. 그러니까 내가 작업한 파일을 구글 드라이브에 잘 정리해두는 것도 협업에 포함되는 일이다.
많은 사람들이 자기 일에만 집중한다. 누군가는 그냥 신경 쓰기 싫어서, 누군가는 주어진 일을 해내는 것에도 벅차서 협업에 관심 끄고 살아간다. 하지만 협업은 선택사항이 아니라 의무와 책임이다. 내가 협업을 소홀하게 생각해서 무책임하게 행동한다면 다른 팀원들, 그리고 조직 전체가 피해를 본다. 구글 드라이브에 파일 정리하는 거 귀찮다고 안 하면 나중에 이전 히스토리를 찾아보려는 신규 입사자가, 프로젝트를 이어받은 동료가, 결과보고에 쓸 자료가 필요한 동료가, 회사 전체가 피해를 본다. 고작 파일 정리하는 게 문제가 아니다. 협업에 대한 무책임한 자세가 파일 정리에만 적용되는 게 아니니까 문제다.
출처 : HBR(Harvard Business Review)
사실 정확히 얘기하면 협업은 개인의 책임보다 회사의 책임이 더 크다. 협업에 무관심한 사람도 많지만, 협업이 중요하다는 걸 알고 노력하는 사람도 많다. 하지만 협업은 일개 구성원 개인이 주도하기가 어려운 분야다. 여러 명이 속한 조직의 협업 방식은 개인이 제안하기 어렵기 때문이다. 경영진이나 중간관리자 등 상위의 담당자 혹은 팀 단위로 협업을 유도하고 관리해주는 게 중요하다.
그러나 경영진이 협업에 무지하고, 보수적이거나 고지식하다면 협업이 싹트기 힘들다. 제대로 된 협업은 실무 현장에서 찾을 수 있다. 실무자들이 일하면서 필요하다고 생각한 협업 규칙들을 팀과 회사에 제안하는 Bottom-up방식이 가장 건강한 방식인데, 경영진이 보수적이면 말짱 꽝이다.
전문성의 함정에 빠진 경영진은 자신이 가장 전문가라고 생각한다. 이들은 자기가 선택한 방식이 가장 효과적이라고 생각하기 때문에, 회사의 룰에 대적하는 것처럼 보이는 구성원들의 제안에 보수적이다. 사업 초기에는 대개 경영진의 업무방법론이 스탠다드가 된다. 하지만 조직이 커질수록 협업 방식은 달라지고, 실무진의 의견이 더 중요한데 말이다.
‘데이터가 흐르는 조직’에 세간의 관심이 쏠려 있다. 그로스해킹이나 데이터드리븐 등을 이야기 하지만 정작 기본적인 사내 지식&정보 공유도 이루어지지 않는다면 반쪽짜리일 것이다.
레버리지 해보는 건 어떨까?
조금만 곰곰이 생각해봤을 때, 협업으로 가장 득을 보는 건 누구인가? 일하는 나 자신이다. 협업을 통해 불필요한 낭비를 줄이고 내 업무 효율을 높일 수 있다. 이러한 방식을 ‘레버리지(Leverage)’라고 한다. 타인의 노력을 통해 나의 업무 효율을 높이는 것이다.
※ 참고 : 직장에서의 레버리지 전략 (https://brunch.co.kr/@goodgdg/4)
많은 사람들은 자신이 ‘협업을 못한다’고 생각하지 않는다. 위와 같은 개념들이 선택의 영역이라고 생각하기 때문이다. 직장에서 너무나 많이 발생하는 실수 중 하나가 ‘남이 이미 했던 일 또 하는 짓’이다. 기존에 자료가 있음에도 이를 모르고 똑같은 일을 또 하게 된다. 그러고 나서 중간에 ‘기존 자료’가 있었다는 걸 깨달으면 ‘어? 자료 있었네. 잘됐다’라고 말한다. 문제를 문제라고 인식하지 못하는 것이다.
파일 정리하는 게 하찮다고 생각하는 사람들에게 레버리지라는 개념을 추천한다. 이는 단순히 마음가짐의 문제가 아니라 업무 효율을 결정짓는 역량의 문제다. 일하는 방법 자체를 고민하는 사람이 되도록 노력하는 게 더욱 건강한 자세라고 생각한다.
여러 가지 방법들을 적어보았지만 가장 중요한 건 구성원들 모두가 협업의 중요성을 인지하는 것이다. 문제를 문제라고 인식하는 것에서 출발해야 한다.
지금 바로 할 수 있는 것부터 레버리지 해보는 건 어떨까?
[신입남녀] 업무 효율을 높이는 회사 컴퓨터 폴더 정리법
이제 본격적으로 업무에 투입된 신입사원들. 아직 업무 파악하랴, 회사생활에 적응하랴, 정신이 없을 거예요. 하지만 처음부터 제대로 일하는 법을 배우지 않으면 업무가 뒤죽박죽돼서 일 처리를 하는 데 시간 낭비를 할 수밖에 없는데요. 특히 업무를 효율적으로 처리하기 위해서는 컴퓨터를 폴더별로 정리하고 파일명을 알기 쉽게 정리해 놓는 것이 중요합니다. 신입사원들을 위해 업무 컴퓨터 정리 노하우를 알려드리겠습니다.
폴더 정리 노하우
1) 폴더는 업무별로 분류하라
회사생활을 하면 할수록 업무가 방대해지는데요. 자료가 적을 때는 상관없지만 이것저것 처리할 일이 많아질수록 컴퓨터 폴더를 정리하는 것이 중요합니다. 특히 폴더는 업무별로 정리하는 것이 효율적인데요. 일간, 주간, 월간 단위로 작업해야 할 것을 업무별로 분류하고 프로젝트를 시행할 경우 폴더를 따로 만드는 것이 한눈에 알아보기 좋습니다. 또는 업무 중요도나 범위에 따라 대분류/중분류/소분류로 구분해 폴더를 정리하는 방법도 있는데요. 정리를 잘 못 하는 성격이라면 중요하거나 자주 보는 폴더 순으로 넘버링만 해도 훨씬 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 자신이 찾아보기 편리한 방법을 선택하되, 어떤 방법이건 한 번 정하면 일관되게 하는 것이 좋습니다.
효성에서는 신입사원일 때부터 로직트리를 통해 사고하는 방법을 배우면서 논리적 사고력을 키워나가는데요. 폴더와 메일함을 관리하는 것에도 이 로직트리를 적용하고 있습니다. 로직트리란 하나의 문제에서 출발하여 가지치기하듯 문제를 잘게 나누어가며 논리적 해법을 찾는 분석 툴인데요. 폴더와 메일함을 정리할 때, 크게는 업무와 비업무적인 것으로 나누고, 업무 관련 폴더는 팀, 파트, 프로젝트별로 나누어 정리하는 것입니다.
바로 이렇게 말이죠
2) ‘휴지통’ 폴더 활용하라
비움으로 시작하는 정리
모두 끝난 프로젝트나 필요 없다고 생각되는 파일은 그때그때 정리하는 것이 좋습니다. 그래야 컴퓨터가 지저분하지 않고 다른 자료를 찾아보는 데에도 편리하기 때문이죠. 하지만 깜빡 실수로 필요한 자료를 휴지통에 넣고 영구 삭제할 수도 있고 나중에 다시 버렸던 자료가 필요한 경우가 생길 수도 있으니 업무 자료를 정리할 때에는 윈도우 휴지통이 아닌 ‘휴지통’이라는 폴더를 만들어 그곳에 보관하는 것이 좋습니다. 휴지통 폴더를 만들어 임시저장 파일, 처리가 완료된 파일 등을 보내놓고 시간이 지난 후에 한 번씩 정리해주는 용도로 사용하면 혹시 모를 일에 대비할 수 있습니다.
3) 폴더명 파일명 정하기
폴더나 파일을 만들 때는 알기 쉽게 이름을 바꾸는 것이 중요합니다. 폴더명을 내용에 상관없이 그냥 놔두면 나중에 폴더가 많아질수록 그 내용을 알기 어려워 그때그때 필요한 자료를 찾는 데 시간이 오래 걸릴 수밖에 없어요.
파일명은 내용이 한눈에 들어올 수 있도록 자신만의 규칙을 정해 정리하는 것이 좋은데요. 가장 기본적인 방법은 <업무명_세부사항_날짜>를 기재하는 것입니다. 이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 자료가 정리되기 때문에 최신 작업을 찾아볼 때나 필요한 작업 폴더를 찾을 때 쉽습니다.
규모가 큰 기업에서는 업무효율과 인수인계를 더욱 쉽게 하도록 폴더정리를 위한 파일명 서식이 정해 놓는 있는 경우가 많은데요. 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우에는 꼭 회사 서식에 맞게 저장하는 것이 여러모로 편리합니다. 만약 파일이나 폴더명 서식이 따로 정해져 있지 않다면 앞서 말한 기준으로 저장하는 것이 일을 효율적으로 하는 데 도움이 됩니다.
책상 위도 컴퓨터 속도 깔끔하게 정리되면 일할 맛이 나겠죠?
4) 업무용 폴더는 클라우드를 이용하라
폴더나 파일을 잘 정리하고 보관했다고 하더라도 하드웨어에 문제가 생겨 하루아침에 날아가 버리면 아무 소용이 없겠죠? 따라서 업무용 컴퓨터는 항상 만약의 경우를 대비하는 것이 중요합니다.
추천해드릴 방법은 바로 클라우드를 이용하는 것인데요. 클라우드는 내가 저장한 파일이 클라우드 서버에 저장되고, 서버에 저장된 파일은 내가 사용하는 모든 컴퓨터의 클라우드 폴더에 같은 파일이 저장되도록 동기화시켜줍니다. 따라서 업무용 컴퓨터 하드웨어에 문제가 생기거나 갑자기 집에서 업무 내용을 확인해야 할 때 클라우드 서버에서 파일을 내려받을 수 있기 때문에 안심할 수 있습니다. 또한, 클라우드를 이용하면 폴더와 파일 정리를 여러 번 하는 것을 방지할 수 있습니다.
5) 바탕화면을 정리하라
일을 효율적으로 하기 위해서는 업무용 컴퓨터 바탕화면을 잘 정리하는 것이 필요합니다. 이것저것 모두 바탕화면에 늘어놓으면 업무 효율이 떨어지고, 메일을 작성할 때 잘못된 파일을 첨부하는 불상사가 생길 수도 있는데요. 따라서 바탕화면에는 정말 필요한 폴더나 자주 사용하는 폴더만 배열하는 것이 좋습니다.
요즘에는 바탕화면 정리를 도와주는 프로그램도 있다고 하니 사용해 보세요. 어플을 정리하듯 바탕화면을 그룹화하여 한눈에 들어오게 깔끔한 정리를 도와줍니다.
정리하고 또 정리하라
지금까지 알려드린 폴더 정리법. 방법은 알아도 실천하지 않는다면 아무 소용 없겠죠? 업무가 완료되면 그때그때 폴더를 정리하고, 컴퓨터도 한 번씩 점건하는 것이 좋지만 바쁜 업무에 어느새 쓸모없는 파일이 쌓여만 가고, 하루 이틀 정리를 미루다 보면 생각보다 빨리 컴퓨터가 난장판이 되죠.
따라서 매일 퇴근 전이나 업무를 시작하기 전에 쓸모없는 파일을 지우고 폴더명을 한 번씩 정리하는 것이 좋아요. 만약 매일 이렇게 정리하는 것이 어렵다면 폴더 정리하는 날을 정해보세요. 월요일도 좋고, 금요일도 좋습니다. 날짜를 정해 한 번씩 정리하면 좀 더 효율적으로 업무를 할 수 있을 거예요. 세 살 버릇, 여든까지 간다고 하죠. 신입사원 버릇도 부장까지 가니 지금부터 좋은 버릇을 들여보시길 바라겠습니다.
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인사팀(feat. 모든 직장인) 효율적인 업무 폴더 및 파일 관리법 (신속하게-정확하게-실수없이)
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업무를 진행하다 다른 분들의 컴퓨터 파일 내역을 보면, 다양한 방법의 파일 관리법을 관찰하게 됩니다.
모두가 본인의 업무 성향에 맞춰 파일 관리를 하고 있으나, 회의 시 파일 정리가 제대로 되지 않아 폴더 및 파일을 찾는데 시간을 소요하는 것을 자주 목격합니다.
큰 업무의 프로세스 중 부분만 담당한다던지, 방대한 자료를 한 번에 전달 받아 정리하는 경우 자료를 정리하는데 어려움을 겪는 것 같습니다. 특히나 HR의 경우, 자료 규모 및 내용이 방대하기도 하고, 지속적인 업데이트가 필요하기에, 효율적인 자료 정리가 무엇보다 중요합니다.
원하는 파일을 신속하게 찾고, 바로 확인할 수 있도록 자료를 정리하는 나름대로의 노하우를 정리해 보겠습니다.
1. 폴더는 큰 업무 – 연도 – 상세 분류 구조로 정리
매년 업무를 다양한 형태로 정리하려고 시도했는데, 업무별로 업무를 정리하는 것이 가장 효율적이고 익숙합니다.
채용의 경우, 채용 폴더 안에 연간 폴더 생성, 각 년도에 진행된 채용 포지션별 폴더로 정리 했습니다.
채용 포지션별 폴더 안에는, 채용 진행간 접수된 이력서, 면접 평가서, 그리고 최종 선발된 채용 대상자의 보고서와 근로계약서 등의 채용 절차에 따라 하위 폴더를 정리 했습니다. 예를 들어, 서류전형-면접-처우조율-최종합격-합격자서류 등으로 정리하니, 업무 상 정리가 간결해졌습니다.
이렇게 정리하고 나면, 매년 진행한 포지션별 특성 파악도 가능하고, 절차별 관리 및 서류 정리가 간편합니다. 인사 업무 특성 상, 대부분 업무가 연속성이 있기에 (가령, 작년 말부터 올해 초까지 진행 중인 채용 건), 연도를 제일 큰 폴더로 분류하는 것 보다는 이 방법이 더 사용하기 용이 했습니다.
또한, 같은 업무의 유사한 시기 업무 사례를 바로 확인할 수 있어서 자료를 찾거나 업데이트도 효율적입니다.
2. 파일은 모두 폴더 안 보관
모든 파일은 폴더 안에 보관하도록 노력 합니다.
해당 연도의 큰 계획이 있는 자료랄지, 자주 확인해야 하는 자료만 업무 – 해당 연도 폴더 안에 보관하고, 나머지는 그 하위 폴더에 상세 분류해서 보관합니다.
10개 이하의 파일로 정리하면, 파일을 찾는 속도가 한결 더 빨라집니다.
3. 분류가 안되거나, 오래된 파일은 따로 넣어두고 주기적 정리
위 사진 중 오른쪽의 ‘old till 2019’는 회사의 시스템이 바뀌면서 더 이상 필요가 없는 자료들입니다. 다만 후에 참고로 이전 자료를 확인할 필요가 있을 것 같아 저렇게 시기로 폴더를 설정해 예전 자료를 다 저장 했습니다.
그 외 자료는 ‘Default’랄지, ‘Random’의 폴더를 생성해서 금방 작성한 자료들이랄지, 당장 구분하기 어려운 것들, 혹은 잠시 사용하고 그냥 삭제해도 되는 자료들을 다 넣어두고 주기적으로 정리를 합니다. 저는 휴지통으로 삭제하기 이전의 예비 단계 폴더로 가정하고 사용하고 있으며, 중요한 파일들은 폴더별 정리를 하되, 애매하거나 필요없는 자료는 과감하게 삭제를 하고 있습니다. 너무 많은 자료로 인해 헷갈리게 되는 경우를 방지하게 됩니다.
4. 파일명을 명확히 구분 저장
각 파일은 업무명-프로세스 or 진행단계-담당자-일자 형식으로 정리 합니다.
가령 예를 들면 아래와 같습니다.
XXX급여대장-2월draft-OOO-20210205
2020 Salary review-proposal-HR OOO-20210305
Martinity leave-application-signed-XXX-2020503
OOO guideline-shared-all employees-20190702
이렇게 구분을 하면, 업무 형태, 진행 단계, 공유 대상자 혹은 작성자 및 서류 작성일을 한번에 볼 수 있어 원하는 자료를 바로 확인할 수 있습니다. 잦은 파일 수정으로 인해 실제 생성 시기가 사라지는 경우, 실제 파일을 생성 및 공유한 날짜가 유용하게 사용 됩니다.
진행 단계는 다양한 방법으로 순서를 표시합니다. HR업무는 대부분 양식 배포, 자료 취합, 제안서, 승인자료, 최종 자료 등의 형태로 많이 정리 되기에, shared, received, proposed, approved, confiremd 등으로 파일명을 작성합니다. 수정 논의가 진행되는 경우, 1안/2안, 혹은 ver01, ver02 등으로 구분하여 과거 자료와 수정된 자료를 계속 비교할 수 있도록 정리해 둡니다.
5. 중요한 자료는 특수기호로 명확하게 표시
위 두 사례 경우, 다양한 수정안 및 다른 조건의 작성 자료들이 포함되어 있습니다. 추후 최종 승인된 자료를 활용할 경우에, 파일명을 일일이 다 확인해야 하는 경우가 발생 합니다. 그런 경우를 대비해서, 최종 자료의 경우, Final이라고 파일명을 사용하는 것 외에, 파일명 앞에 눈에 띠는 특수 기호를 삽입 합니다.
엑셀이나, 워드 파일 내에서 삽입, 혹은 Insert 등의 기능에서 확인 가능한 특수기호를 복사하여 파일명 맨 앞에 넣게 되면, 위와 같이 다른 파일과 다르게 명확히 구분될 뿐 아니라, 각 파일의 최상단에서 파일을 확인할 수 있게 됩니다. 자주 검색하게 되는 경우의 파일을 이렇게 구분하는 것도 하나의 방법 입니다.
6. 폴더, 파일명을 순서에 따라 번호 구분
폴더와 파일을 원하는 순서대로 변경하려면, 폴더/파일명 앞에 숫자를 01, 02, 03 등으로 넣거나, 문자로 a, b, c 등으로 정렬하는 것도 하나의 방법 입니다.
문서의 경우, 오른쪽 자료 처럼 회사 내의 문서표기법 및 고유 번호가 있는 경우가 있습니다. 그 경우에는 문서표기 이후 실제 문서명을 작성하면 추후 자료 확인이 용이 합니다.
7. 암호 기능 적극 활용
이렇게 자료 정리를 노력해도, 실수로 파일을 잘 못 연다거나, 메일에 잘 못 첨부하는 경우가 발생 합니다. 인사팀 자료 경우 개인 정보 및 극비의 자료가 다수 포함되어 있는 관계로, 관리하는 대부분의 자료들은 비밀번호로 자료 잠금을 해둡니다.
엑셀이나 워드 경우, Info – Protect Workbook – Encrypt with Password에서 비밀번호를 설정하면, 비번을 입력해야만 내용 확인이 가능하기에 행여나 실수로 잘 못 공유한 경우의 사태를 방지할 수 있습니다.
PDF의 경우, Preference 아래의 메뉴에서 비번 설정이 가능한데, 이 또한 구입해서 사용하는 라이센스에 따라 차이가 있으므로, 파일 자체의 비번 설정이 어려운 경우 압축파일로 파일을 폴더에 넣어서 비번 설정을 하는 것도 방법 입니다.
이 방법은 저의 업무 스타일에 제일 적합한 방법이구나 하고 이해해 주시기 바랍니다.
효율적인 폴더 및 파일 관리로 효율적인 업무 진행에 도움이 되셨으면 합니다.
또 다른 다양한 방법이 있는 경우, 댓글로 본만의 노하우를 공유해주시면 감사하겠습니다.
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신입사원 조련사 101 – 4~5번째 ‘폴더 관리법, 메일 관리법’
정글에 오신 걸 환영합니다!! (Welcome to jungle!!) 사회라는 새로운 정글에서 두려움에 떨며 방황하고 있는 모든 사회 초년생을 위해 준비한 신입사원의 101가지 생존 백서
네 번째, 폴더는 관리(Management)의 대상이다.
폴더는 중요한 관리의 대상이다. 폴더가 관리가 중요한 업무 중 하나라는 것을 의외로 많은 사회 초년생들이 간과한다. 회사의 모든 업무는 결국 특정 산출물(out-put)을 만들어 낸다. 산출물의 형태는 다르지만 산출물은 결국 엑셀, PPT, 워드 등 파일로 남고 이 파일이 모여 폴더를 만든다. 결국 ‘업무 산출물 = 폴더’라는 등식이 성립한다. 기업의 인적자원이 인사 관리(Human Resouce Management)를 통해 효율적으로 배치되고 관리되는 것처럼 개인의 업무 자원이 폴더 관리(Folder Management)를 통해 효율적으로 배치되고 관리될 필요가 있는 것이라고 생각하면 거의 맞다.
(이미지 출처 : 다음 미생 5수 중 http://cartoon.media.daum.net/webtoon/viewer/15299)
윤태호 작가의 웹툰 미생 5화를 보면 폴더 관리의 중요성에 관한 에피소드가 잘 나와 있다. 종합상사인 윈인터네셔널에 베테랑 선배 김대리가 가장 먼저 인턴사원 장그래에게 시킨 일이 폴더 정리다. 장그래가 고민의 고민을 거듭해 정리해 놓은 폴더를 보고 김대리는 이렇게 말한다. ‘내가 정해서 준 파일 구성은 이 회사 메뉴얼이야. 모두가 같은 이해를 전제 하고 있다고. 당신이 이렇게 고치면 문제 있을 때 당신에게 문의해야 하나?’ 이 애피소드에서 볼 수 있듯이 일관된 파일 관리는 타인과의 커뮤니케이션 향상 및 업무 속도 향상에 도움을 준다. 폴더 관리에 법칙은 없지만 가장 보편적인 폴더 트리의 샘플을 보면서 관리법을 소개한다.
1) 폴더는 [연도/대주제/소주제]로 분류 : 보통 회사는 1년 단위로 움직이는 경우가 많고 팀이나 업무 역시 연도를 단위로 경우가 있 때문에 최상위 폴더는 연도로 둔다. 대주제의 넘버링은 001의 세자리 숫자로 구분하고 소주제의 넘버링은 01의 두자리 숫자로 구분해 폴더 간의 경중을 직관적으로 알 수 있도록 한다.
2) 폴더 이름은 프로세스 혹은 중요도에 따라 넘버링 : 모든 폴더 이름에는 접두어로 001, 03 같은 숫자를 넣는 것이 좋다. 중요한 업무부터 오름차순으로 001, 002, 003 이렇게 접두어를 붙이는 것도 좋다. 아니면 업무 프로세스에 따라 01, 02, 03 이렇게 접두어를 붙여도 좋다. 중요도, 프로세스 두 가지 원칙을 합친 것이 위의 폴더관리 예이다. [004 프로모션]는 나에게 4번째로 중요한 업무이고 하위 폴더인 [01 CRM], [02 SMS 발송], [03 1월 프로모션]은 프로모션 프로세스를 설명한다.
3) 파일명은 [날짜_주제어_제목_버전.확장자]로 구분 : 파일은 날짜를 접두어로 쓰는 것이 자동으로 정렬되어 가장 보기 편하다. 날짜 다음에는 주제어를 넣는데 차후 검색 시 용이하도록 일종의 tag를 단다는 느낌으로 적어주면 된다. 제목에 문서명을 적고 버전이 있는 경우 그 뒤에 숫자를 적어준다. 이 기준으로 위 캡처 이미지를 살펴보면 ‘130228_기획안_CRM 프로세스_1.xls’의 파일명은 2013년 2월 28일에 만든 기획 문서로 CRM 프로세스를 정리한 첫 번째 버전의 엑셀 파일을 뜻한다.
다섯째, 메일을 지배하는 자가 매일을 지배한다.
메일을 지배하는 자가 매일의 일을 지배한다. 전쟁에서 총과 칼이 중요한 무기라면 회사라는 전쟁터에서 병사들은 e-메일을 들고 전장을 해쳐 나간다 해도 과언이 아니다. 그만큼 회사에서 가장 많이 사용하고 또 정중한 형태의 커뮤니케이션 수단이 메일이다. 메일로 팀내 주요한 커뮤니케이션을 진행하며 팀장님, 상무님께 보고하고 다른 부서의 합의를 얻어내며, 거래처와 영업을 한다. 특히 빠르게 업무가 진행되는 팀내 메일이 아닌 회사 외부로 보내는 정중한 메일을 읽어보면 발신자의 업무 능력까지도 미루어 짐작해 볼 수 있다.
앞서 폴더가 관리의 대상이라고 말한 것 처럼 메일도 중요한 데이터 관리의 대상이다. 주요 업무 문서들을 메일로 주고 받기 때문에 메일을 KMS(Knowledge Management System)라고 간주하고 철저하게 관리하는 것이 필요하다. 실제 업무를 진행하다 경험하는 난감한 상황을 몇 가지 들어보면, ‘① 거래처와 중요한 합의를 이끌어 낸 메일을 삭제해 휴지통을 찾아봤으나 깨끗하게 비워져 있다. ② 팀장님이 ‘규청씨 지난번에 내가 보낸 기획안 전략팀에 회송해줘요.’라고 하였으나 아무리 머리를 쥐어 짜도 어떤 메일인지 생각이 나지 않는다. ③ 내가 지난 달에 보낸 메일을 약간 수정해서 다른 곳에 보내야 하는데 보낸 메일이 없어서 메일을 다시 써야 한다.’ 보낸 주고 받은 메일 모두 중요한 서류라고 생각하고 관리하자.
1) 메일함은 사람 이름으로 규칙 설정해 분류 : 메일함 역시 앞에 언급한 폴더처럼 관리가 가능하다. 사내 메일이든, 아웃룩이든, 구글이든 모든 메일 서비스는 폴더로 그룹화 및 규칙 설정이 가능하다. 규칙 설정이란 사전에 특정 규칙을 설정해 놓고 그 규칙에 부합하는 메일들이 자동으로 특정 폴더로 들어가는 설정 값을 말한다. 일반적으로 사람 단위로 업무를 진행하기 때문에 메일 규칙을 보낸 사람을 위주로 정리하면 관리가 편리하다. 메일함의 폴더 이름을 [박근혜], [문재인], [안철수]로 만들고 규칙을 설정해 보낸 사람의 이름이 박근혜 일 때는 [박근혜] 폴더로, 문재인 일 때는 [문재인]폴더로 메일이 자동으로 들어가도록 만들어라. 자신의 업무를 기록으로 남기기도 용이하고 나중에 찾기도 편하다.
3) 메일 제목은 정확하게 본문은 명료하게 : 메일도 하나의 공식적인 서류다. 서류이기 때문에 문서가 갖춰야 할 기본적인 것인 요건을 갖추고 있어야 한다.
– 제목은 메일의 내용을 함축 할수 있도록 정확해야 한다.
– 메일의 본문은 소설처럼 주저리주저리 길게 쓰기보다 본문은 위의 이미지처럼 넘버링을 해서 내용을 정리하는 것이 좋다. 메일이 한눈에 들어오지 않으면 업무의 효율성을 떨어뜨린다.
– 첨부 파일이 있는 경우라면 메일 본문에 첨부 파일의 내용을 간략하게 요약한다.
2) 메일 관련 용어의 의미를 정확히 숙지할 것 : 가장 기본적인 내용이지만 용어의 의미를 완벽하게 이해하는 것이 중요하다. 의미를 정확히 모르면 큰 실수를 하게 될 수도 있다. 내 지인은 인사팀에서 회사 전체에 보낸 공지 메일에 자신의 개인정보를 포함한 메일을 전체 회신으로 보내 굉장히 곤란한 상황을 겪은 적이 있기도 하다.
– 수신자 (Receiver) : 메일을 받는 사람. 수신자가 여러 명일 경우 직급이나 연차가 높은 순으로 수신자를 지정한다.
– 참조자 (CC, Carbon Copy) : 받는 사람 입장에서는 함께 메일을 받아본다는 점에서 수신자와 참조자가 차이가 없지만, 보내는 사람 입장에서는 수신자는 이 메일을 꼭 받아야 하는 대상, 참조자는 이 메일을 참고만 할 필요가 있는 사람이라는 차이가 있다. 의미 구분을 잘 하여 메일을 보내는 것이 좋다.
– 비밀 참조자 (BCC, Blind Carbon Copy) : 수신자를 [박근혜], 비밀 참조자를 [문재인], [안철수]로 넣으면 문재인이 메일을 열었을 때 박근혜는 수신자로 보이나 안철수에게 메일을 보낸 것은 보이지 않는다. 중요한 메일의 경우 자신의 서브 메일 계정을 숨김 참조로 넣거나 수신자들끼리 다른 수신자를 알 수 없는 공지 형태의 메일을 쓸 때 비밀 참조를 사용한다.
– 회신(Reply)/전체 회신(Total Reply) : 회신은 일반적인 답장을 말하며 제목에 [Re :]라는 말머리가 달린다. 답장에 답장을 하면? [Re : Re] 라는 말머리가 제목에 따라다니다. 전체 회신은 메일을 수신자 전체에게 일괄적으로 동일한 메일을 보낸다.
– 회송 or 전달 (Forwarding) : 회송은 메일의 내용을 첨부파일까지 그대로 전달하는 것을 말하며 [Fw :]라는 말머리가 달린다.
– 기타 자주 쓰는 용어들 : FYI(For Your Information, 메일 내용 참고만 하라는 뜻), ASAP(As Soon As Possible, 가능한 빨리 하라는 뜻)
본 원고는 커플즈 코리아(http://www.coupleeskorea.com) 4월호에 기고 한 글입니다.
효과적인 컴퓨터 파일 정리법 12가지
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컴퓨터 파일 정리, 왜 필요할까?
내가 좋아하는 영드 ‘셜록’에 보면 셜록이 자신의 머릿속에서 정보를 꺼내 추리하는 장면이 나온다. 이는 ‘마인드팰리스’라는 기억법인데 마음속 궁전을 짓고 그 안에 기억하고 싶은 정보들을 보관해두었다 필요할 때 이를 검색해 인출하는 는 방법으로 영화처럼은 아니지만 실제로 활용이 되고 있는 기억법이란다.
데이터의 적시적소에 활용하기 위해서는 사용 이전에 제대로된 기억(저장)이 반드시 필요하다. 이처럼 우리의 뇌조차도 정보들을 제대로 활용하기 위해서는 일정한 맥락을 가지고 정리해두는 것이 필요한데, 우리가 늘상 사용하는 PC의 자료 역시 아무리 많은 데이터를 가지고 있어도 맥락(context)을 가지고 정리해두지 않았다면 필요한 때에 적절하게 활용하기 어렵다. 오늘은 컴퓨터 파일의 정리/활용과 관련해서 필자가 애용하고 있는 방법에 대해 정리해 보겠다.
효과적인 파일 정리팁
01_공과 사를 구분하자
컴퓨터를 사용하다보면 파일의 개인과 공용의 경계가 애매해지게 되는데 이를 방지하려면 애초에 폴더를 구분해 놓는 것이 좋다. 특히 요즘처럼 재택근무와 클라우드 서비스가 보편화된 상황에서 이런 폴더 구분은 파일을 공유하거나 백업할 때 도움이 된다. 필자의 경우 개인용, 업무용, 기타(+휴지통)으로 구분해 관리를 하고 있다.
구분하자 공과사 (순전히 짤 때문에 가져온 그림, 읽어보진 않음요. -,.-)
02_파일명/폴더명에 목숨걸자
제대로된 타이틀의 중요성은 회사에서 보고서 좀 써본 사람이라면 격하게 공감하는 대목일 것이다. 대충 이름을 만들어 놓으면 나중에 유관된 파일을 골라내거나 이용할 때 여러 번 검색을 해야하는 불편함을 겪게 된다. 그래서 사전에 파일명을 신경써서 만들어 놓으면 나중에 여러모로 도움이 된다. 아래는 필자가 파일명을 만들 때 사용하는 룰이다.
예: 20XX년 사업계획 발표본 V1.5 (매출변경내용 반영본)_20201222
– 생성날짜 8자리(년도월일)는 파일명의 제일 뒤에
(굳이 파일명 앞에 날짜를 쓰지 않아도 나중에 작성/수정날짜등의 옵션으로 정렬 가능)
– 파일명 작성시 작성 버전을 표기할 것
(작성버전은 메이저/마이너 업데이트를 고려해 소수점 형태로 표기)
– 중복되는 단어가 있다면 파일명의 제일 앞에
(보고서, 기안서 등 중복되는 단어들로 그룹핑 해두면 복잡한 검색 없이도 찾을 수 있음)
– 파일 형태별 나름의 루틴을 만드는 것도 방법
(사진은 날짜/시간으로, 업무폴더는 이슈별로 정리하는 등 파일/폴더 특성에 따라 표기기준을 달리함)
03_정렬을 하려면 폴더에 숫자를 붙여보는 것도 좋다
검색기능이 있기는 하지만 대부분의 경우 만들어 둔 폴더를 타고 들어가 파일을 생성/사용하는 경우가 많다. 이를 위해 폴더구성도 나름 체계를 만들어 두면 좋은데 이럴 때 활용할 수 있는 방법이 폴더명에 숫자를 붙이는 방법이다. 필자의 경우 관리기준이 되는 폴더명의 제일 앞에는 2자리 숫자(앞자리는 대분류, 뒷자리는 소분류로 활용 가능)와 함께 언더바( _ )를 붙여 구분을 해두었는데, 이렇게 하면 폴더구조를 원하는 대로 구성 가능하다.
폴더명 앞에 숫자를 붙여 정렬순서를 바꾸자
04_애매하면 날짜로 묶자
매일 매일 태스크별로 일을 하는 경우 발생되는 여러 파일을 정리해 두고 싶은 욕심이 생긴다면 날짜별로 폴더를 만들고 관리할 것을 권한다. 생성일 또는 기한일을 포함해 폴더를 만들고 그 안에 관련된 파일이나 폴더를 넣어두고 끝나고 나면 과감하게 백업을 해두는 것이다. 태스크별로 폴더를 만들어서 할 일을 정리하는 의미도 있고 나름 깔끔하게 필요한 파일을 모아둘 수 있다.
날짜순으로 폴더를 만들면 정렬도 쉽고, 끝난 파일은 앞에 별도의 표시를 해두면 분류도 쉽다
05_지속적으로 유지관리하자
아무리 좋은 파일관리체계를 만들어도 영원할 순 없다. 지속적인 유지관리가 필요하단 말이다. 기존 관리체계의 개선점을 지속적으로 반영해서 나만의 노하우를 만들어야 한다. 또한, 보유한 파일이라도 그 내용 그대로 보관하지 말고 정기적으로 현황을 파악하고 필요하면 기존의 파일들을 수정/통합/삭제하는 작업을 해주면 좋다. 결국 정보란 가공되면 될수록 그 가치가 높아지는 법이다.
파일/폴더 정리는 평생의 과제 ㅡ,.ㅡ
06_정기적인 백업을 생활화하자
파일을 한 곳에 모아둠으로써 관리 효율이 높아지기도 하지만 동시에 하드웨어 고장 등으로 인해 발생할 수 있는 데이터 유실의 위험도 높아지게 된다. 이를 미연에 방지하려면 백업을 생활화 해야 한다. 클라우드를 이용하는 경우 이런 문제로부터 비교적 자유로울 수 있지만 비용대비 용량의 제약을 받게 된다. 그외의 경우(NAS를 이용하거나 외장하드를 이용하는 경우)라면 유사시 데이터 손실에 대해 나름의 백업플랜을 마련해 두어야 한다.
백업을 제대로 안해두면 이렇게 될 수도 있다 ㅡ,.ㅡ
백업 시 보통은 사용빈도가 적은 파일들도 같이 지우는데 필자의 경우 매년 사용하는 파일을 년도별 폴더를 만들어 모두 복사(백업)하고 원본에서는 필요없는 파일을 삭제하는 방식으로 관리하고 있는데, 이렇게 하면 정기적인 백업과 사용빈도가 적은 파일/폴더를 동시에 정리할 수 있다.
07_파일을 저장하기 전에 검색하는 것을 생활화하자
위의 내용대로 파일 관리체계를 잘 정립해 두었다면 이제 적극적인 활용을 해야 한다. 컴퓨터에 저장한 파일의 수가 어느정도를 넘으면 기억력으로 커버되지 않아 같은 내용의 파일을 다시 다운로드 받거나 만들게 되는 경우가 많아지게 된다. 그러므로 파일 생성이나 다운로드를 하기 전에 내가 가지고 있는지 여부를 미리 검색해보는 습관을 들이자.
파일 정리를 제때 안하면 이런 상황을 자주 겪는다
08_사진파일은 날짜/시간으로 네이밍하자
요즘에는 사진파일이 많은데 카메라마다 파일 네이밍 방식이 달라 관리가 번거롭다. 이 경우 대부분 카메라에서 제공하는 생성일/시간을 이용한 저장옵션을 선택하고 컴퓨터로 백업하면 백업시 파일이름의 중복도 막을 수 있고 나중에 정리할 때도 편하다. (폴더이름은 ‘날짜_간략한 제목’의 형태로 관리할 것을 권함)
어떤 사진을 남겨야할지 모른다면 모두 남겨버렷!
09_휴지통 폴더를 만들자
(윈도우즈 기준) 시스템에서는 휴지통 폴더를 별도로 제공하고 있지만 버리기 전 내용을 확인해보거나 폴더별로 분리가 안되었는 등 관리가 다소 번거로운 면이 있다. 만약 삭제하기도 보관하기도 애매한 파일들이 발생한다면 휴지통 폴더를 만들어 여기에 담아둔 후 1~6개월을 지내보자, 만약 그동안 한번도 사용을 안했다면 이후로도 사용할 확률이 적으므로 그 때가서 삭제하면 된다.
그렇다고 굳이 이정도의 퀄리티일 필요는 없다
10_폴더의 깊이와 넓이를 제한하자
폴더의 깊이란 폴더가 몇레벨로 구성되어있는가를, 폴더의 넓이란 하나의 폴더에 같은 레벨의 폴더가 몇개 있나를 의미한다. 시스템에서는 특별히 이에 대한 제한이 없지만, 가능한 제한을 둘 것을 권한다. 필자의 경험상 폴더의 넓이는 보통 10개 좌우, 깊이는 최고 3단계 이하로 구성했을 때 열람과 검색이 쉬웠다. (결국 시스템의 구성도 내 머리가 커버할 수 있는 규모가 되어야 하기 때문이다.)
제약조건이 심할수록 더 창의성이 발휘될 수 있다.
11_바탕화면은 최대한 깔끔하게
윈도우즈 바탕화면은 영어로 Desktop, 즉 ‘책상’이란 의미이다. 빈틈없이 빼곡한 책상과 잘 치워져있는 깔끔한 책상. 어떤 것이 더 일할 맛이 날까? (물론 천재일수록 악필이고 정리를 드럽게 안한다고 하기도 하던데..)
인간적으로 이렇게까진 가지 맙시다 우리..
12_좋은 파일관리툴은 생산성을 배가시킨다
파일 관리의 효율성을 높이려면 윈도우즈의 기본 파일관리창외에 별도의 프로그램을 사용하는 것도 좋다. 토탈커맨더나, Q-dir을 사용하는데 이 둘은 한 번에 관리창을 2~4개까지 사용 가능하고 추가로 파일의 정리 효율을 높일 수 있는 기능을 제공하고 있으므로 사용해 볼 것을 권한다. (써본 사람은 안다. ㅡ,.ㅡ+)
이게 토탈 커맨더 그리고 이게 Q-dir
결론
결국 PC 파일정리의 목적은 그 사용의 효율을 높이는 것이다. 집안정리를 할 때 동선을 고려하고 사용빈도나 효율을 고려하는 것처럼 내 PC의 파일도 빠르고 쉽게 사용할 수 있는 관점에서 파일정리를 고민해본다면 나만의 신박한 파일관리비법을 만들 수 있지 않을까 생각한다.
관련링크
– 파일관리툴_토탈커맨더 소개글 (링크)
– 파일관리툴_Q-dir 활용법 (링크)
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폴더정리 팁_ 파일 정리 간단하게 할 순 없을까?
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폴더정리 팁에는 어떤 게 있을까? 파일정리 간단하게 할 순 없을까??
폴더정리 팁 : 파일정리 간단하게 하는 방법
여러분들 그런 경험 한번씩 있지 않나요?
폴더들을 보면 같은 파일들이 여기에도 있고 저기에도 있고
문서를 저장해야 하는데 어떤 폴더에 넣어야 할지
찾고 있는 문서가 있는데
헐,,,??? 이 많은 폴더 속에 어디서 찾아야 할지
웃픈일이면서도 급할땐 으아악 하는
파일을 수정에 수정에 수정을 하다보니
어떤 파일이 최종본이 였는지 알 수 없었던 적
한번쯤은 있지 않나요??ㅋㅋ 저는…
하루에도 다섯번은 난리를 치는 것 같아요
그래서 도저히 이대로는 안되겠다 싶어서
일하기도 모자란 시간 폴더 정리하다가 시간에 쫓겨서
될 일도 못하게 될 때가 생각보다 많이 일어나더라구요
그래서 오늘 한번 폴더정리 팁들을 긁어 긁어 긁어
모아 파일 정리를 간단하게 할 수 있는 방법을 정리해보려구요!
폴더정리팁 다들 필요 하시지 않은가요?!
폴더정리 팁 첫번째
01. 폴더정리는 업무별로 분류해 주세요.
회사에 따라 혹은 본인의 파트에 따라 효율적인 분류체계가 달라지기 때문에 꼭 스스로 본인의 주 업무는 어떤 것인지? 내 업무의 싸이클은 어떻게 돌아가는지에 대해서 생각해 보고 분류를 시작해 주세요. (예를 들어 업무별, 분기별로 나누거나 프로젝트를 시행할 경우에는 프로젝프별로 파일을 나누어 주는 게 좋아요.
개인적으로 저한테 많이 도움이 되었던 방법은 “서로 중복 없이 전체에서 누락없이” 라는 문구였어요. 문구만 잘 생각해 줘도 똑같은 파일이 중복으로 여기저기서 볼 수 있는 일들을 확실하게 줄여줘요!
업무관련폴더와 비업무관련 폴더를 나누어 주고 그 안에 세부사항을 가지치키로 나누어 주세요.
최대한 단순화 시키는데 집중해 주세요. 자꾸 세분화 시키면 시킬 수록 파일을 찾을 때마다 클릭이 늘어나고, 저장할 때 마다 클릭이 늘어나 업무효율은 더 떨어지게 되어있어요. 최대한 단순화 시켜주세요!
폴더정리 팁 두번째
02. 폴더별 관리 규칙
넘버링은 알파벳보다는 숫자로 해주는게 좋아요. 예를 들어 a,b,c 보다는 001,002,003이 좋아요
큰 것에서부터 작은 것 순으로 폴더를 나누어주세요
주기적인 싸이클이 돌아가는 문서는 기간별로 정리해 주세요
자주 쓰는 폴더는 상단으로 배치해 주면 효율이 올라가요.
폴더정리 팁 세번째
03. 파일명 구분하기
날짜 우선 시 : 날짜_업무_제목 ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인 )
잦은 수정이 필요할 시 : 날짜_업무_제목_버전 ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인_v1.0 )
최종파일에는 꼭 최종표시를 해주세요. ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인_f )
띄어쓰기 보다는 언더바(_)를 사용하는 게 좋아요. 띄어쓰기를 사용하면 파일 업로드 또는 첨부시 오류가 생기는 일들이 있어요.
여러 사람들과 협업 시 : 원본 파일의 이름은 절대 꼭 원폰 파일명칭을 지켜주세요. 파일명의 일관성을 유지시켜주는 건 중요해요.
폴더정리 팁 네번째
04. 최종파일 정리
진행중인 프로젝트는 앞서 말했듯이 v1.0 이런식으로 넘버링 을 해줘요
을 해줘요 최종인 줄 알았는 때 계속 해서 수정하게 될 때에는 f1, f2, f3… 이렇게 정리 해주니까 꽤나 편하더라구요
해주니까 꽤나 편하더라구요 그리고 정말 완전히 최종으로 결재가 되면 ff로 구분 지으니까 개인적으로는 훨씬 편하더라구요
지으니까 개인적으로는 훨씬 편하더라구요 최종파일 나오고 파일의 정리가 필요할 때에는 사람일이 또 어떻게 될지 모르잖아요. 윈도우 휴지통 말고 휴지통 폴더를 하나 더 만들어 줘서 따로 모아놨다가. 때 되면 한번씩 정리해 주는 식으로 폴더정리를 해요. 시프트 딜리트 눌렀다가… 낭패를 본적이 많기에… 조심해서 나쁠건 없다는 거.
폴더정리 팁을 알려 드렸지만
역시 제일 먼저 중요한 건
귀찮을지는 몰라도
내 업무 특성에 맞춰서 폴더정리를 해주어야
효율이 올라간다는 점!
내 업무의 특성이 파트별로 구분하는게 좋은지
날짜별로 구분하는 게 좋은지
제일 먼저 특성을 파악하고 구분을 해야해요!
05. 참고하면 완전 좋은 유튭 영상!
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폴더정리 방법 | 파일분류 | 네이밍규칙 | 버전관리
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폴더정리하는 방법 알아보기
회사 업무용 PC나 개인PC 정리하는 것이 참 어려운게 현실이다
직장생활을 하면 할수록 익숙해지는 것이 아니라
업무양이 많아지면 질수록 정리해야하는 것이 많아서 그런지 더 어려운거 같다.
폴더관리, 파일분류 등 문서관리에 대해 잘 정리되어 있는 영상이 있어서 공유해보려고 한다.
출처 : 공여사들, 직장인 문서관리 끝판왕, 풀더정리 팁!!!
# MECE
– 3대 컨설팅회사인 맥킨지에서 문제해결을 위해 사용하는 논리적 사고방식
– Mutually / Exclusive / Collectively / Exhaustive- 서로 중복없이 전체로서 누락없이
# 폴더관리규칙
1. 큰 것에서 작은 것 순으로 관리
– 대주제 > 소주제
2. 최상위의 업무 외 폴더를 둘 것
– 업무 외(개인), (공통)
3. 넘버링은 숫자로 작성
– a, b, c (X) → 한정적이므로 지양하기
– 최상위 : 001, 002, 003…999, 그 외 : 01, 02,,, 99 → 정렬할 때 가독성을 높이기 위해
4. 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 생성
– 20.1월, 20.2월….
5. 가장많이 들어가는 수는 특별히 높은 폴더는 상단으로 재배치
– 연결 데이터가 있을 경우 꼬이지 않게 주의하기
6. 임시폴더를 두려거든 삭제주기 정하기
– 나중에 지우려고 방치해두면 잡동사니 폴더가 됨
# 네이밍 규칙
01. 접두사 : 날짜_업무구분_(원제목)
– 업무구분 작성시 보고, 분석, 기획안, 요청서 등
02. 접미사 : (원제목)_버전_작성자
– 버전 작성시 오름, 내림차순 흐트러지지 않게 v1.0, v1.1 로 작성
03. 슈퍼접미사 : _f, fin, final, 최종
– 진짜 마지막, 진짜 이게 진짜 마지막, 제발 마지막
04. 띄어쓰기보다 언더바(_) 활용
05. 다같이 주고받는 파일은 원본 명칭을 따를 것
# 사용자 정의
위의 내용을 무조건 따르기 보다는 사용자에 맞게 다르게 변형시켜 사용
체크리스트
– 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 높은가?
– 내 업무를 크게 몇 가지(프로젝트)로 나뉘는가?
– 각 업무별 프로세스(단계)는 어떠한가?
– 누군가로부터의 요청을 Base로 하는 업무인가?
– 일정한 주기로 반복하여 작성하는 문서인가?
– 그렇다면 주기를 어떻게 되는가?
– 어느 부서와 연관된 업무인가?
– 다른 사람과 같이 쓰는 파일인가?
– 한 번 저장하면 그후로 수정할 일이 없는 파일인가?
# 예시
예시 1. 매년 다른 업무를 맡는 직장인 김과장
– 가장 상위 폴더가 년도로 되어야 하고 업무외 폴더는 굳이 년도별로 나누지 않아도 좋음
예시 2. 매년 같은 업무를 맡은 직장인 이대리
– HR업무
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LIST
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